Biên tập một bản dịch máy vài chục trang không nên làm theo kiểu đọc từ đầu đến cuối một lượt và sửa mọi thứ cùng lúc. Cách làm ổn định hơn là chia thành các bước, mỗi bước có một mục tiêu: chuẩn bị tệp, chốt thuật ngữ, đối chiếu nghĩa, đọc liền tiếng Việt, soát định dạng, rồi mới bàn giao. Mỗi bước nhanh hơn vì mắt chỉ phải tìm một loại vấn đề.
Quy trình dưới đây viết cho người dịch tự do hoặc nhóm nhỏ hai ba người, không giả định phần mềm cụ thể nào. Nếu bạn dùng phần mềm hỗ trợ dịch có bộ nhớ dịch và kiểm lỗi tự động, nhiều bước sẽ nhanh hơn, nhưng thứ tự vẫn giữ nguyên.
Bước một: nhận tệp và đánh giá trước khi bắt tay
Trước khi sửa chữ nào, hãy mở cả bản gốc và bản máy, lướt qua toàn bộ. Mục tiêu của lượt lướt này là trả lời ba câu: bản máy có đủ không, chất lượng có đều không, và có phần nào cần xử lý riêng không. Thiếu trang, thiếu bảng, phần phụ lục chưa dịch là những điều cần báo khách ngay, không phải phát hiện vào ngày giao bài.
Chất lượng bản máy thường không đều trong một tài liệu. Phần văn xuôi có thể khá, phần bảng biểu bị vỡ cấu trúc, phần chú thích chân trang bị bỏ, phần có nhiều chữ viết tắt bị dịch lung tung. Đánh dấu các vùng này ngay từ đầu để phân bổ thời gian hợp lý, thay vì dồn hết sức cho mười trang đầu rồi chạy đua ở phần cuối.
Bước này cũng là lúc kiểm định dạng tệp. Bản máy dạng văn bản thuần sẽ mất hết in đậm, tiêu đề, đánh số; bản máy giữ định dạng có thể đầy ký tự lạ hoặc mã định dạng lẫn vào chữ. Nếu khách cần bản cuối cùng định dạng với bản gốc, hãy tính trước phần công dàn trang, vì nó có thể chiếm thời gian không nhỏ.
Cuối bước này, gửi khách một tin ngắn xác nhận đã nhận đủ tệp, nêu những phần thiếu hoặc bất thường nếu có, và nhắc lại mức biên tập cùng hạn giao. Tin này mất hai phút nhưng chốt lại phạm vi công việc trước khi bạn đầu tư thời gian.
Bước hai: lập danh sách thuật ngữ và tên riêng trước khi sửa
Đây là bước tiết kiệm nhiều thời gian nhất về sau, vì sửa thuật ngữ một lần ở đầu nhanh hơn nhiều so với phát hiện ba cách dịch khác nhau ở cuối.
- Đọc lướt bản gốc, ghi lại những từ chuyên ngành xuất hiện nhiều lần, tên riêng, tên sản phẩm, chữ viết tắt.
- Đối chiếu với bảng thuật ngữ khách cung cấp nếu có. Từ nào khách đã chốt thì dùng theo khách, kể cả khi bạn thích cách dịch khác.
- Với từ chưa có trong bảng, tra cứu, chọn một cách dịch và ghi lý do ngắn gọn bên cạnh.
- Dùng chức năng tìm kiếm trong bản máy để xem máy đã dịch mỗi từ bằng bao nhiêu cách. Danh sách này cho biết sẽ phải sửa bao nhiêu chỗ.
- Gửi khách danh sách các thuật ngữ quan trọng mà bạn chưa chắc, hỏi một lần duy nhất thay vì hỏi rải rác cả tuần.
Nếu dùng chatbot để trích thuật ngữ từ bản gốc, che tên khách, tên dự án và số liệu trước khi dán, và kiểm lại danh sách nó trả về vì chatbot có thể bỏ sót từ quan trọng hoặc đưa vào những từ thông dụng không cần chốt.
Bước ba và bốn: đối chiếu nghĩa rồi sửa thuật ngữ hàng loạt
Đối chiếu theo từng câu. Đặt bản gốc và bản máy cạnh nhau, đi từng câu. Ở lượt này chỉ tập trung vào nghĩa: có đúng không, có đủ không, có thêm gì không. Đừng để mình bị cuốn vào việc sửa câu cho hay; ghi chú lại những câu cần trau chuốt và để dành cho lượt sau.
Ưu tiên câu có số và phủ định. Mỗi câu chứa con số, ngày tháng, đơn vị hay chữ phủ định đều phải đối chiếu chậm. Với tài liệu dài, có thể đánh dấu sẵn những câu này trước khi bắt đầu.
Sửa thuật ngữ bằng tìm và thay thế, nhưng có kiểm. Sau lượt đối chiếu, dùng danh sách thuật ngữ ở bước hai để thay hàng loạt. Đừng chọn "thay tất cả" một cách mù quáng: cùng một chữ tiếng Việt có thể đúng ở chỗ này nhưng là nghĩa khác ở chỗ kia. Đi qua từng lần thay để xác nhận.
Ghi lại câu chưa chắc. Câu nào chưa chắc nghĩa, đánh dấu và ghi câu hỏi cho khách. Gom tất cả câu hỏi vào một danh sách, gửi một lần. Khách trả lời một danh sách nhanh hơn nhiều so với trả lời tin nhắn rời rạc.
Phân bổ thời gian giữa các bước
Người mới biên tập thường dồn gần hết thời gian vào bước đối chiếu, rồi giao bài khi chưa kịp đọc liền và soát định dạng. Bảng dưới là một cách chia thời gian tham khảo cho một tài liệu kỹ thuật khoảng ba mươi trang, bản máy chất lượng trung bình. Đây là ví dụ giả định để hình dung tỉ lệ, không phải định mức.
| Bước | Tỉ lệ thời gian gợi ý | Dấu hiệu đang làm lệch |
|---|---|---|
| Nhận tệp, đánh giá | Khoảng một phần hai mươi | Bỏ qua bước này, phát hiện thiếu phụ lục vào ngày cuối |
| Lập danh sách thuật ngữ | Khoảng một phần mười | Đến giữa tài liệu vẫn còn phân vân cách dịch một từ chính |
| Đối chiếu nghĩa, sửa thuật ngữ | Khoảng một nửa | Mất quá nhiều thời gian ở mười trang đầu vì vừa đối chiếu vừa trau chuốt |
| Đọc liền tiếng Việt | Khoảng một phần năm | Không còn thời gian đọc liền, giao bài chỉ sau một lượt |
| Soát định dạng, bàn giao | Phần còn lại | Bảng lệch, tham chiếu chéo sai số mục khi khách mở tệp |
Sau mỗi dự án, ghi lại thời gian thực tế của từng bước. Sau vài dự án, bạn sẽ có tỉ lệ của riêng mình theo từng loại tài liệu, đủ để báo thời hạn chính xác hơn và nhận ra bước nào mình đang làm chậm bất thường. Con số này cũng giúp khi trao đổi với khách về thời hạn, vì nó đến từ việc thật chứ không phải ước đoán.
Bước năm: đọc liền bản tiếng Việt
Sau khi đối chiếu xong, hãy đặt bản gốc sang một bên và đọc bản tiếng Việt như một văn bản độc lập. Lượt này bắt được những lỗi mà đối chiếu từng câu không thấy: hai câu liền nhau dùng cùng một từ nối, đoạn văn nhảy ý vì máy dịch trật tự thông tin theo tiếng Anh, xưng hô đổi giữa chừng, câu đúng từng chữ nhưng ghép lại thì rời rạc.
Với biên tập mức đầy đủ, đây là lượt quan trọng để văn bản đọc như tiếng Việt viết tự nhiên. Với mức nhẹ, lượt này có thể rút ngắn, chỉ dừng lại ở những chỗ gây hiểu lầm. Nếu có điều kiện, nghỉ một quãng giữa bước đối chiếu và bước đọc liền; sau vài giờ hoặc qua một đêm, mắt nhìn văn bản mới hơn và dễ thấy chỗ vụng.
Một cách khác hiệu quả là đọc to, hoặc dùng chức năng đọc văn bản thành tiếng của máy tính để nghe. Câu nào đọc lên vấp, câu nào phải đọc hai lần mới hiểu, đó là câu cần sửa. Tai bắt được những vụng về mà mắt thường bỏ qua vì đã quen với chữ.
Trong lượt đọc liền, nếu phát hiện một câu nghe lạ, hãy quay lại bản gốc trước khi sửa. Không ít lần câu nghe lạ là dấu hiệu của một lỗi nghĩa đã lọt qua lượt đối chiếu, chứ không chỉ là vấn đề văn phong. Sửa cho câu xuôi mà không kiểm lại nghĩa là biến một lỗi dễ thấy thành một lỗi khó thấy.
Bước sáu: soát định dạng và những thứ ngoài chữ
Tài liệu dài hay có nhiều phần không phải văn xuôi, và đó là nơi lỗi sót lại nhiều nhất sau khi đã đọc kỹ phần chính. Danh sách cần soát:
- Tiêu đề, tiêu đề phụ và mục lục: khớp với nội dung, đánh số đúng thứ tự.
- Bảng biểu: đủ hàng, đủ cột, tiêu đề cột đã dịch, đơn vị trong bảng khớp với văn bản.
- Chú thích hình, chú thích chân trang, phần tài liệu tham khảo: có bị bỏ không, có cần dịch không theo yêu cầu của khách.
- Tham chiếu chéo như "xem mục 3.2" hay "theo bảng 5": số mục, số bảng còn đúng sau khi dịch.
- Dấu câu theo quy ước tiếng Việt: không cách trước dấu phẩy, dấu chấm; ngoặc kép thống nhất một kiểu.
- Viết hoa: tiêu đề tiếng Việt không viết hoa mọi chữ cái đầu như tiếng Anh, trừ khi khách yêu cầu.
Việc soát này nhàm chán nhưng là thứ khách nhìn thấy đầu tiên. Một bảng lệch cột ở trang hai khiến người nhận nghi ngờ cả bản dịch, dù phần văn xuôi không có lỗi nào.
Bước bảy: bàn giao kèm ghi chú
Bản dịch giao cho khách nên đi kèm một ghi chú ngắn: mức biên tập đã làm, danh sách thuật ngữ đã dùng, những câu đã hỏi và câu trả lời, những chỗ còn chưa chắc cùng lý do. Ghi chú này giúp người duyệt bên khách đọc nhanh hơn, và là bằng chứng về phạm vi công việc nếu sau này có thắc mắc.
Danh sách thuật ngữ cuối cùng cũng là tài sản cho lần sau. Nếu khách quay lại với tài liệu tiếp theo cùng loại, bạn bắt đầu từ bảng đã có thay vì từ con số không. Lưu bảng này riêng cho từng khách, không gộp chung, vì mỗi khách có thể có cách gọi riêng và thuật ngữ của khách cũng là thông tin cần bảo mật.
Cuối cùng, xoá các bản máy và bản nháp chứa thông tin của khách khỏi những nơi không cần thiết, như lịch sử trò chuyện của chatbot nếu bạn có dùng, thư mục tải xuống, bộ nhớ tạm. Giữ lại bản cuối và hồ sơ dự án theo thời hạn đã thoả thuận với khách. Thói quen dọn dẹp sau mỗi dự án giúp bạn trả lời dứt khoát khi khách hỏi tài liệu của họ đang nằm ở đâu.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đọc hết bản máy trước khi bắt đầu sửa không?
Nên lướt hết để đánh giá chất lượng, phát hiện phần thiếu và lập danh sách thuật ngữ, nhưng không cần đọc kỹ. Lượt lướt này thường chỉ mất một phần nhỏ thời gian của cả dự án mà giúp tránh những bất ngờ lớn ở cuối, như phụ lục chưa dịch hoặc bảng biểu vỡ.
Đối chiếu nghĩa và trau chuốt văn có nên làm cùng một lượt không?
Với tài liệu ngắn thì có thể. Với tài liệu dài, tách hai lượt giúp mỗi lượt tập trung hơn và ít bỏ sót. Khi vừa đối chiếu vừa trau chuốt, người biên tập dễ mải sửa câu cho hay mà quên kiểm câu đó có thiếu ý hay không.
Một người làm hết hay chia cho nhiều người thì tốt hơn?
Một người làm hết giữ được giọng văn và thuật ngữ nhất quán. Chia cho nhiều người nhanh hơn nhưng cần bảng thuật ngữ chung chốt trước, quy ước định dạng chung, và một người đọc liền toàn bộ ở cuối để là phẳng những khác biệt về giọng.
Tài liệu có nhiều phần lặp lại thì xử lý thế nào?
Sửa kỹ lần xuất hiện đầu tiên, sau đó kiểm các lần lặp xem máy có dịch giống nhau không. Thường máy dịch mỗi lần một chút khác, nên cần đồng bộ lại. Phần mềm có bộ nhớ dịch làm việc này tự động, còn làm tay thì dùng chức năng tìm kiếm.
Nên giữ lại bản máy gốc sau khi giao bài không?
Giữ một thời gian theo thoả thuận với khách nếu có thể cần đối chiếu khi khách thắc mắc. Sau thời hạn đó nên xoá, vì bản máy chứa nội dung của khách. Nếu khách yêu cầu xoá ngay sau khi nghiệm thu, làm theo và xác nhận lại với khách.