Công biên tập bản dịch máy không tỉ lệ thuận với số chữ như dịch từ đầu: cùng một nghìn chữ, bản máy tốt có thể sửa rất nhanh, bản máy kém có khi lâu hơn tự dịch. Vì vậy người biên tập cần cách đo thực tế: bấm giờ trên mẫu, đếm tỉ lệ câu phải sửa, và nếu có công cụ thì đo khoảng cách chỉnh sửa giữa bản máy và bản cuối.
Bài này giải thích từng cách đo, ưu nhược điểm, và cách dùng số đo để báo thời hạn và thoả thuận cách tính công với khách. Bài không đưa đơn giá nào, vì giá phụ thuộc thị trường, cặp ngôn ngữ, chuyên ngành và thoả thuận riêng; mọi con số dưới đây là ví dụ giả định.
Vì sao tính công theo số chữ dễ thiệt cho một bên
Trong dịch từ đầu, số chữ là thước đo tương đối công bằng: tài liệu dài gấp đôi thì công gấp đôi, độ khó được tính bằng hệ số chuyên ngành. Với biên tập bản máy, thước đo này lệch theo hai hướng. Nếu bản máy tốt, người biên tập làm nhanh, và một mức tính theo chữ có thể khiến khách thấy mình trả nhiều. Nếu bản máy kém, người biên tập phải viết lại gần hết, và cùng mức đó khiến người làm thiệt.
Nhiều khách còn có kỳ vọng đơn giản hơn: đã có bản máy thì chỉ nên trả một phần nhỏ so với dịch. Kỳ vọng này đúng với bản máy tốt và mức nhẹ, sai với bản máy kém và mức đầy đủ. Không có số đo, cuộc trao đổi rơi vào cảm tính: người dịch nói "khó lắm", khách nói "máy dịch gần hết rồi mà".
Đo công không nhằm đòi thêm tiền mà để hai bên cùng nhìn một con số. Nó cũng có lợi cho khách: khi bản máy tốt, số đo cho thấy rõ phần tiết kiệm, và khách có căn cứ để tiếp tục đầu tư vào dịch máy cho những tài liệu cùng loại. Khi người dịch đưa ra được nhận xét "đoạn mẫu này, ba phần tư số câu phải viết lại", cuộc trao đổi chuyển từ cảm giác sang dữ liệu, và thường kết thúc nhanh hơn.
Cách đo thứ nhất: bấm giờ trên đoạn mẫu
Chọn mẫu đại diện. Lấy hai ba đoạn rải ở đầu, giữa, cuối tài liệu, mỗi đoạn khoảng nửa trang. Tránh chọn toàn đoạn dễ hoặc toàn đoạn khó; nếu tài liệu có bảng biểu, đưa một bảng vào mẫu.
Bấm giờ thật. Biên tập mẫu theo đúng mức đã thoả thuận, bấm giờ từ lúc bắt đầu đến khi xong cả lượt đọc lại. Không tính thời gian nghỉ, nhưng tính thời gian tra cứu thuật ngữ vì đó là một phần của công việc.
So với tốc độ dịch của chính bạn. Nếu bạn biết mình dịch từ đầu loại tài liệu này nhanh cỡ nào, tỉ lệ giữa hai con số cho biết biên tập tiết kiệm được bao nhiêu. Ví dụ giả định: dịch từ đầu nửa trang mất khoảng bốn mươi phút, biên tập mất hai mươi phút, tức là tiết kiệm khoảng một nửa.
Nhân lên có điều chỉnh. Ngoại suy cho cả tài liệu, cộng thêm phần đánh giá ban đầu, lập thuật ngữ, đọc liền và soát định dạng. Những phần này không tỉ lệ với số chữ và hay bị quên khi báo thời hạn.
Ghi lại điều kiện khi đo. Ghi chú bạn đo trong điều kiện nào: đã có bảng thuật ngữ chưa, có bị ngắt quãng không, có phải lần đầu gặp loại tài liệu này không. Con số đo trong lúc mệt hoặc khi chưa quen thuật ngữ thường chậm hơn tốc độ thật của cả dự án, và ngược lại.
Cách đo thứ hai: tỉ lệ câu phải sửa
Cách này không cần đồng hồ, chỉ cần phân loại từng câu trong đoạn mẫu sau khi biên tập. Nó cho khách một bức tranh dễ hiểu về chất lượng bản máy.
| Loại câu | Định nghĩa | Ý nghĩa với công biên tập |
|---|---|---|
| Giữ nguyên | Câu máy đúng và đạt mức yêu cầu, không sửa chữ nào | Gần như chỉ tốn công đọc đối chiếu |
| Sửa nhỏ | Sửa một hai chữ, dấu câu, thuật ngữ | Nhanh, chủ yếu là thời gian phát hiện |
| Sửa lớn | Đổi cấu trúc câu, sửa nhiều chỗ, sửa nghĩa | Tốn công gần như dịch câu đó |
| Viết lại | Bỏ câu máy, dịch lại từ đầu | Tốn hơn dịch từ đầu vì đã mất thời gian đọc câu máy |
Ví dụ giả định: trong đoạn mẫu bốn mươi câu, mười câu giữ nguyên, mười lăm câu sửa nhỏ, mười câu sửa lớn, năm câu viết lại. Bức tranh này nói rõ hơn nhiều so với nhận xét "bản máy tạm được". Nếu nhóm sửa lớn và viết lại chiếm quá nửa, đó là tín hiệu nên bàn lại mức tính công hoặc đề nghị dịch từ đầu.
Cách đo thứ ba: khoảng cách chỉnh sửa
Khoảng cách chỉnh sửa đo mức khác nhau giữa bản máy và bản cuối, thường tính bằng số thao tác thêm, xoá, thay ký tự hoặc từ cần để biến bản này thành bản kia, rồi chia cho độ dài. Con số gần không nghĩa là gần như giữ nguyên bản máy, con số cao nghĩa là sửa nhiều. Một số phần mềm hỗ trợ dịch có sẵn chức năng tính chỉ số này sau khi hoàn thành.
Ưu điểm là khách quan: cả hai bên tính lại được trên cùng hai tệp, không phụ thuộc vào cảm nhận. Nhược điểm là nó đo kết quả, không đo công sức. Một câu chỉ sửa một chữ "không" có khoảng cách nhỏ, nhưng người biên tập có thể mất nhiều phút để phát hiện ra chữ đó thiếu. Ngược lại, viết lại một câu dài cho mượt tạo khoảng cách lớn nhưng có khi làm khá nhanh.
Vì vậy khoảng cách chỉnh sửa nên dùng như số đo phụ, để đối chiếu với thời gian thực, không nên là căn cứ duy nhất để tính công. Nếu khách đề nghị trả công theo khoảng cách chỉnh sửa, hãy đọc kỹ cách họ tính và thử trên một dự án nhỏ trước. Kiểm phiên bản hiện hành của phần mềm mình dùng để biết nó tính theo ký tự hay theo từ.
Những thứ ngoài văn bản thường bị bỏ khỏi phép đo
Khi báo thời hạn và thoả thuận công, những việc sau hay bị quên vì chúng không nằm trong lượt sửa chữ, nhưng chiếm thời gian thật:
- Đọc và đánh giá bản máy trước khi nhận việc, kể cả khi cuối cùng không nhận.
- Lập và chốt bảng thuật ngữ, trao đổi với khách về thuật ngữ chưa rõ.
- Xử lý tệp: chuyển định dạng, sửa bảng vỡ, khôi phục in đậm, đánh số, chú thích bị mất.
- Trả lời câu hỏi và sửa theo góp ý của người duyệt bên khách sau khi giao bài.
- Che và khôi phục thông tin nhạy cảm nếu bạn tự chạy dịch máy cho tài liệu của khách.
- Dọn dẹp, xoá bản nháp và lịch sử công cụ có chứa nội dung của khách theo cam kết bảo mật.
Có thể thoả thuận các phần này thành một khoản riêng, hoặc gộp vào mức chung nhưng nói rõ là đã gộp. Điều quan trọng là khách biết chúng tồn tại, để không bất ngờ khi thời hạn dài hơn ước tính theo số chữ.
Riêng phần sửa theo góp ý sau khi giao, nên thoả thuận trước số vòng góp ý được tính trong công và cách xử lý khi góp ý là thay đổi yêu cầu chứ không phải sửa lỗi. Ví dụ, khách đổi bảng thuật ngữ sau khi đã duyệt là một yêu cầu mới, không phải lỗi của người biên tập.
Ghi sổ năng suất cho chính mình
Mỗi lần đo trên mẫu là một dữ liệu. Nếu ghi lại đều đặn, sau vài chục dự án bạn có một cuốn sổ năng suất riêng: loại tài liệu, cặp ngôn ngữ, mức biên tập, thời gian trên mỗi trang, tỉ lệ câu viết lại. Sổ này có giá trị hơn mọi con số chung trên mạng, vì nó đo đúng tốc độ của bạn với đúng loại việc bạn nhận.
Một bảng tính đơn giản là đủ. Mỗi dòng một dự án, các cột gồm ngày, loại tài liệu, số trang, mức biên tập, thời gian thực tế từng bước, ghi chú về chất lượng bản máy. Không ghi tên khách hay nội dung tài liệu, chỉ ghi mã dự án của riêng bạn, để cuốn sổ không trở thành một nơi lưu thông tin của khách.
Sau một thời gian, sổ sẽ cho thấy những điều khó nhận ra bằng cảm giác. Ví dụ giả định: bạn có thể phát hiện tài liệu kỹ thuật cơ khí biên tập nhanh hơn hẳn tài liệu marketing, dù cùng cặp ngôn ngữ, hoặc bản máy của một khách luôn kém hơn khách khác vì họ dùng công cụ cũ. Những phát hiện như vậy giúp bạn chọn việc, báo thời hạn và trao đổi với khách tự tin hơn.
Dùng số đo khi thoả thuận với khách
Số đo chỉ có ích khi được đưa vào trao đổi đúng lúc và đúng cách. Trình tự gợi ý:
- Nhận bản máy, chọn mẫu, biên tập mẫu theo mức khách yêu cầu, ghi thời gian và phân loại câu.
- Gửi khách mẫu đã biên tập kèm một dòng tóm tắt: số câu giữ nguyên, sửa nhỏ, sửa lớn, viết lại.
- Đề xuất thời hạn dựa trên thời gian mẫu nhân lên, cộng các phần ngoài văn bản.
- Đề xuất cách tính công: theo chữ với một hệ số tuỳ chất lượng bản máy, theo giờ, hoặc trọn gói cho dự án.
- Ghi trong xác nhận nhận việc điều khoản xử lý khi phần còn lại của tài liệu kém hơn mẫu rõ rệt.
Trình tự này bảo vệ cả hai bên. Khách biết trước mình trả cho cái gì, người dịch không phải gánh rủi ro một bản máy tệ hơn dự kiến. Nếu cần tham khảo cách tính giá dịch vụ nói chung, trang AI Định Giá trong cùng hệ có những bài về cách lập báo giá; ở đây chỉ bàn phần đo công.
Một điều nên tránh là gửi khách bảng số đo quá chi tiết đến mức trông như đang mặc cả từng câu. Khách cần thấy cơ sở của đề xuất, không cần xem sổ ghi chép của bạn. Một dòng tóm tắt kèm đoạn mẫu đã biên tập thường đủ thuyết phục hơn mọi bảng tính.
Câu hỏi thường gặp
Biên tập bản dịch máy thường nhanh hơn dịch từ đầu bao nhiêu?
Không có con số chung đáng tin. Mức tiết kiệm phụ thuộc chất lượng bản máy, loại tài liệu, mức biên tập và kinh nghiệm của người làm. Cách duy nhất có giá trị là bấm giờ trên mẫu của chính tài liệu đó và so với tốc độ dịch của chính bạn.
Khách muốn trả theo phần trăm của giá dịch thì có nên nhận không?
Có thể nhận khi bạn đã xem mẫu và thấy bản máy đủ tốt cho mức biên tập yêu cầu. Nên kèm điều khoản: nếu phần lớn câu phải viết lại, hai bên bàn lại cách tính. Đừng nhận một tỉ lệ cố định cho tài liệu chưa xem bản máy.
Khoảng cách chỉnh sửa có phản ánh đúng công sức không?
Chỉ phản ánh một phần. Nó đo mức thay đổi giữa bản máy và bản cuối, không đo thời gian đọc, tra cứu và phát hiện lỗi. Một lỗi nghĩa sửa một chữ có thể tốn nhiều công hơn viết lại một câu dài. Nên dùng như số đo phụ bên cạnh thời gian thực.
Có nên đo cả thời gian đọc những câu giữ nguyên không?
Có. Câu giữ nguyên vẫn phải đọc đối chiếu với bản gốc mới biết là đúng. Đây chính là phần công mà khách hay bỏ qua khi nghĩ rằng câu không sửa thì không tốn gì. Thời gian bấm giờ trên mẫu đã bao gồm phần này một cách tự nhiên.
Nếu phần sau của tài liệu kém hơn mẫu thì xử lý thế nào?
Báo khách ngay khi phát hiện, kèm ví dụ cụ thể và số đo trên đoạn mới, rồi đề xuất điều chỉnh thời hạn hoặc cách tính theo điều khoản đã ghi khi nhận việc. Đừng âm thầm làm thêm rồi nêu ra vào ngày giao, vì lúc đó khách khó chấp nhận hơn nhiều.