Báo cáo tài chính là loại tài liệu mà người đọc tin vào con số trước, chữ sau, nên lỗi dịch nguy hiểm nhất không nằm ở câu văn mà ở chỗ con số bị gắn với sai khoản mục. Một dòng doanh thu thuần bị dịch thành doanh thu, một khoản dự phòng bị gọi nhầm tên, người đọc nước ngoài có thể hiểu sai tình hình tài chính của cả doanh nghiệp.
Bài dành cho người dịch nhận báo cáo tài chính, báo cáo thường niên hay tài liệu thẩm định từ doanh nghiệp, công ty kiểm toán, quỹ đầu tư. Bài bàn cách dịch và kiểm, không đánh giá tình hình tài chính hay đưa lời khuyên đầu tư. Ví dụ số liệu đều là ví dụ giả định.
Hai hệ chuẩn mực, hai bộ tên gọi
Doanh nghiệp Việt Nam lập báo cáo theo chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam, với mẫu biểu và tên khoản mục khá cố định. Doanh nghiệp nước ngoài hoặc tập đoàn đa quốc gia thường lập theo chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế hoặc chuẩn mực của nước họ. Hai hệ này không chỉ khác về cách trình bày mà khác cả về cách ghi nhận, nên nhiều khoản mục không có tên tương đương một đối một.
Hệ quả cho người dịch là phải biết bản mình đang dịch được lập theo hệ nào và người đọc bản dịch quen hệ nào. Báo cáo theo chuẩn mực Việt Nam dịch sang tiếng Anh nên giữ cấu trúc và mã số chỉ tiêu theo mẫu Việt Nam, dùng tên tiếng Anh mô tả đúng nội dung khoản mục, không cố gán tên của hệ quốc tế. Ngược lại, báo cáo theo chuẩn mực quốc tế dịch sang tiếng Việt nên dùng thuật ngữ đã có trong bản dịch chuẩn mực quốc tế tiếng Việt được phổ biến, nếu khách đồng ý.
Dịch máy không phân biệt được bối cảnh này. Nó chọn tên tiếng Anh thông dụng nhất trên mạng cho mỗi khoản mục, mà tên thông dụng thường là tên trong hệ quốc tế. Kết quả là một bản dịch trông chuyên nghiệp nhưng trộn hai hệ, khiến chuyên gia nước ngoài đọc thấy những khoản mục quen tên mà nội dung lại khác.
Những khoản mục dễ dịch sai
Bảng dưới liệt kê một số cặp khoản mục hay bị nhầm khi dùng dịch máy hoặc khi người dịch chưa có nền kế toán. Cách dịch cụ thể nên được thống nhất với khách và kế toán của khách.
| Dễ nhầm giữa | Vì sao nhầm | Cách kiểm |
|---|---|---|
| Doanh thu và doanh thu thuần | Dịch máy hay bỏ chữ thuần, mất phần đã trừ các khoản giảm trừ | Đối chiếu với dòng giảm trừ doanh thu ngay phía trên |
| Lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh, lợi nhuận trước thuế | Các mức lợi nhuận nằm gần nhau, tên tiếng Anh hay bị dùng lẫn | Theo đúng thứ tự dòng trong mẫu báo cáo |
| Dự phòng và trích trước | Cả hai đều là khoản ghi nhận trước, tên tiếng Anh có thể trùng | Xem thuyết minh để biết bản chất khoản mục |
| Vốn góp của chủ sở hữu và vốn chủ sở hữu | Một là một phần của cái kia | Kiểm dòng tổng và các dòng con |
| Tài sản ngắn hạn và tài sản lưu động | Hai cách gọi cũ mới | Thống nhất một cách gọi cho cả tài liệu |
| Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp | Dịch máy có thể gộp thành chi phí hoạt động | Giữ tách hai dòng như bản gốc |
Nguyên tắc chung: tên khoản mục phải dẫn người đọc tới đúng dòng số liệu và đúng thuyết minh. Khi phân vân, hãy mở phần thuyết minh của khoản mục đó để hiểu bản chất trước khi chọn tên.
Con số: số âm, đơn vị, kỳ so sánh
Số âm trong ngoặc. Báo cáo tài chính thường biểu diễn số âm bằng ngoặc đơn. Khi chuyển định dạng hoặc qua công cụ dịch, ngoặc có thể bị mất hoặc biến thành dấu trừ ở chỗ này, giữ ngoặc ở chỗ khác. Quy ước của bản dịch phải thống nhất và kiểm từng bảng.
Đơn vị trình bày. Đầu mỗi bảng thường ghi đơn vị như đồng, nghìn đồng, triệu đồng. Dịch máy đôi khi dịch nghìn thành triệu hoặc bỏ dòng đơn vị khi nó nằm riêng trong một ô. Mất dòng này là mọi con số trong bảng bị đọc sai một nghìn lần.
Dấu phân cách hàng nghìn và thập phân. Tiếng Việt và tiếng Anh dùng ngược nhau. Bản dịch tiếng Anh của báo cáo Việt Nam thường cần đổi dấu, nhưng một số khách lại muốn giữ nguyên số như bản gốc để dễ đối chiếu. Hỏi rõ trước khi dịch.
Kỳ hiện tại và kỳ trước. Các cột số đầu kỳ, cuối kỳ, năm nay, năm trước phải được dịch đúng và đúng thứ tự. Tiêu đề cột bị đảo là lỗi rất khó phát hiện nếu chỉ đọc chữ.
Số trình bày lại. Khi kỳ trước được trình bày lại, báo cáo có chú thích riêng. Giữ nguyên chú thích và vị trí của nó, vì người đọc cần biết số nào đã bị điều chỉnh.
Thuyết minh và ý kiến kiểm toán: phần chữ nặng nhất
Thuyết minh báo cáo tài chính chiếm phần lớn số trang và là nơi chữ nhiều nhất. Đây là chỗ dịch máy giúp được nhiều về tốc độ, vì có nhiều câu mô tả chính sách kế toán lặp lại từ năm này qua năm khác. Nếu khách có bản dịch năm trước đã được duyệt, hãy dùng nó làm bộ nhớ dịch và bảng thuật ngữ trước khi dịch phần mới.
Ý kiến của kiểm toán viên là phần cần cẩn trọng nhất về câu chữ. Các dạng ý kiến như chấp nhận toàn phần, ngoại trừ, trái ngược, từ chối đưa ra ý kiến có cách gọi chuẩn, và đoạn nhấn mạnh vấn đề khác với đoạn ngoại trừ. Một chữ đặt sai có thể làm người đọc tưởng báo cáo sạch trong khi kiểm toán viên có ngoại trừ, hoặc ngược lại. Dùng đúng thuật ngữ trong chuẩn mực kiểm toán mà khách áp dụng.
Phần chính sách kế toán có nhiều câu điều kiện và ngoại lệ, kiểu áp dụng phương pháp này trừ khi có điều kiện kia. Kỹ thuật biên tập giống với văn bản pháp lý: đếm các mệnh đề điều kiện và ngoại lệ ở hai bản, kiểm phạm vi của từng chữ trừ khi, ngoại trừ, nếu.
Quy trình làm một bộ báo cáo có AI hỗ trợ
Quy trình dưới đây giả định khách đã đồng ý cho dùng công cụ dịch máy với dữ liệu đã che, và có bản dịch năm trước để tham chiếu.
- Xác định hệ chuẩn mực, mẫu biểu và đối tượng người đọc bản dịch; thống nhất quy ước số âm, dấu phân cách, đơn vị.
- Lập bảng thuật ngữ từ bản dịch năm trước và mẫu biểu; cho kế toán của khách xem các khoản mục chưa có tên.
- Tách bảng số liệu ra khỏi phần chữ. Với bảng, chỉ dịch tên khoản mục và tiêu đề cột; số liệu giữ nguyên, không đưa qua dịch máy.
- Đưa phần thuyết minh qua công cụ dịch máy cùng bảng thuật ngữ, biên tập đầy đủ từng đoạn.
- Kiểm chéo: mỗi số được nhắc trong phần chữ thuyết minh phải khớp với số trong bảng; mỗi tham chiếu số thuyết minh phải dẫn đúng mục.
- Đọc lại ý kiến kiểm toán và các trang có chữ ký riêng, không dựa vào bộ nhớ dịch cho phần này.
Bước ba là quy tắc quan trọng nhất: đừng để công cụ dịch chạm vào cột số. Chép bảng số giữ nguyên từ bản gốc rồi thay riêng phần chữ an toàn hơn nhiều so với dịch cả bảng rồi kiểm từng ô.
Câu lệnh mẫu cho từng phần của báo cáo
Các câu lệnh dưới đây dùng cho phần chữ đã che tên doanh nghiệp và số liệu. Bạn đính kèm bảng thuật ngữ đã thống nhất ở mỗi lượt làm việc.
- Tên khoản mục: “Dịch danh sách tên khoản mục sau từ tiếng Việt sang tiếng Anh cho báo cáo lập theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Ưu tiên tên mô tả đúng nội dung, không gán tên khoản mục của chuẩn mực quốc tế khi nội dung khác nhau. Với mỗi tên, nói rõ mức độ chắc chắn.”
- Thuyết minh: “Dịch đoạn thuyết minh sau, dùng đúng thuật ngữ trong bảng đính kèm, giữ nguyên các ký hiệu như Công ty A, Số X. Giữ nguyên các mệnh đề điều kiện và ngoại lệ, không gộp câu.”
- Soát nhất quán: “Trong bản dịch sau, liệt kê mọi khoản mục được dịch bằng hai cách trở lên, kèm vị trí, để người dịch thống nhất.”
- Soát tham chiếu: “Liệt kê mọi tham chiếu tới số thuyết minh trong bảng và trong phần chữ, kèm tiêu đề thuyết minh tương ứng, để kiểm xem có tham chiếu nào dẫn sai.”
Câu lệnh đầu có yêu cầu nói rõ mức độ chắc chắn; điều này không làm câu trả lời đúng hơn, nhưng giúp bạn biết nên dành thời gian kiểm kỹ ở dòng nào. Mọi tên khoản mục mới vẫn nên được kế toán của khách xác nhận trước khi đưa vào bảng thuật ngữ chính thức của dự án.
Bảo mật số liệu và ranh giới vai trò
Báo cáo tài chính chưa công bố của doanh nghiệp niêm yết có thể là thông tin nội bộ chưa được phép tiết lộ; báo cáo của doanh nghiệp tư nhân trong hồ sơ gọi vốn hay mua bán doanh nghiệp là bí mật kinh doanh. Người dịch cần hỏi khách bằng văn bản về việc dùng công cụ trực tuyến. Nếu được phép, hãy thay tên doanh nghiệp, tên công ty con, tên đối tác và con số bằng ký hiệu trước khi dán phần chữ vào chatbot.
Người dịch cũng phải giữ đúng vai trò. Khi thấy tổng một bảng không cộng đúng hay số trong thuyết minh lệch với bảng, bạn ghi chú cho khách, không tự sửa số. Khi khách hỏi báo cáo này tốt hay xấu, nên đầu tư hay không, đó là câu hỏi ngoài phạm vi dịch thuật. Một bản dịch tốt giúp người đọc hiểu đúng điều doanh nghiệp đã báo cáo, không thêm đánh giá nào của người dịch.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo theo chuẩn mực Việt Nam dịch sang tiếng Anh có nên dùng tên khoản mục quốc tế?
Không nên gán máy móc. Nên giữ cấu trúc và mã chỉ tiêu theo mẫu Việt Nam, dùng tên tiếng Anh mô tả đúng nội dung từng khoản mục, để người đọc không tưởng nhầm là báo cáo lập theo chuẩn mực quốc tế.
Có nên đưa cả bảng số liệu qua công cụ dịch máy không?
Không nên. Số liệu nên được chép nguyên từ bản gốc, chỉ dịch tên khoản mục và tiêu đề cột. Cách này tránh được lỗi mất ngoặc số âm, đổi dấu phân cách hay sai đơn vị.
Thấy số trong bảng không cộng đúng thì người dịch làm gì?
Giữ nguyên số như bản gốc và ghi chú vị trí cho khách. Việc kiểm và sửa số liệu thuộc trách nhiệm kế toán của khách và kiểm toán viên, không phải người dịch.
Ý kiến kiểm toán có cần người có nền kiểm toán đọc lại không?
Rất nên, vì các dạng ý kiến và các đoạn nhấn mạnh, ngoại trừ có cách gọi chuẩn và khác nhau về ý nghĩa. Nếu không có người như vậy, hãy dùng đúng thuật ngữ trong chuẩn mực kiểm toán mà khách áp dụng.
Bản dịch năm trước của khách có dùng lại được không?
Được và nên dùng làm bảng thuật ngữ và bộ nhớ dịch, sau khi kiểm xem có khoản mục nào đổi tên hay có chính sách kế toán nào thay đổi trong năm. Đừng chép lại nguyên các đoạn mà không đọc.
Có được dán báo cáo chưa công bố vào chatbot không?
Chỉ khi khách cho phép bằng văn bản, và nên thay tên doanh nghiệp, đối tác cùng các con số bằng ký hiệu trước khi dán. Với doanh nghiệp niêm yết, thông tin chưa công bố cần được bảo vệ đặc biệt.