Giấy tờ tài chính cá nhân trong hồ sơ thị thực hay du học, như sao kê tài khoản, xác nhận số dư, xác nhận việc làm, giấy chứng nhận nhà đất, được dịch theo một nguyên tắc: con số giữ nguyên tuyệt đối, đơn vị tiền giữ nguyên, phần chữ dịch sát, và không có chỗ nào được "trình bày cho đẹp hơn" bản gốc. Trước khi dịch, hỏi nơi cấp xem họ có phát hành bản song ngữ không; nhiều trường hợp bản song ngữ do chính nơi cấp làm là cách gọn nhất.
Bài này dành cho người dịch nhận các bộ hồ sơ chứng minh tài chính, và cho gia đình đang chuẩn bị hồ sơ cho con đi học hay cả nhà đi du lịch, thăm thân. Yêu cầu cụ thể về loại giấy, thời gian sao kê, có cần chứng thực hay không do cơ quan lãnh sự hoặc trường bên kia quyết định và thay đổi theo từng nước; bài chỉ bàn phần dịch.
Hỏi bản song ngữ trước khi nhận dịch
Với sao kê và xác nhận số dư, ngân hàng là nơi biết chính xác từng dòng trên giấy có nghĩa gì. Nhiều ngân hàng có thể cấp giấy xác nhận số dư hoặc sao kê bằng tiếng Anh hay song ngữ theo yêu cầu, có chữ ký và dấu của chính họ. Nếu nơi nhận hồ sơ chấp nhận loại giấy này, khách không cần qua bước dịch và chứng thực, và nội dung cũng không phải qua thêm một người trung gian.
Tương tự, giấy xác nhận việc làm do công ty cấp có thể được soạn song ngữ ngay từ đầu, nhất là ở doanh nghiệp có vốn nước ngoài, nơi bộ phận nhân sự đã quen việc này. Người dịch có trách nhiệm nghề nghiệp nói điều này với khách, kể cả khi điều đó làm mất một phần việc. Khách quay lại với những hồ sơ khác vì được tư vấn thật.
Những giấy chỉ có bản tiếng Việt và không thể xin bản khác, như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng lao động đã ký, quyết định bổ nhiệm, giấy đăng ký hộ kinh doanh, thì mới là phần chắc chắn phải dịch. Hỏi nơi nhận xem họ cần bản dịch có chứng thực hay chấp nhận bản dịch thông thường kèm bản gốc.
Từng loại giấy và điểm khó khi dịch
Bảng dưới gom các giấy thường gặp trong phần tài chính và công việc của hồ sơ thị thực, du học.
| Loại giấy | Điểm khó | Cách xử lý thường dùng |
|---|---|---|
| Sao kê tài khoản | Cột nội dung giao dịch viết tắt, không dấu, lẫn tên người | Dịch nghĩa cột nội dung, giữ nguyên chữ gốc khi là tên riêng hoặc mã; số liệu chép nguyên |
| Xác nhận số dư | Câu xác nhận có điều kiện, ví dụ "tại thời điểm" hoặc "đang bị phong toả" | Dịch sát mọi điều kiện, không lược |
| Xác nhận việc làm | Chức danh không có tương đương, loại hợp đồng lao động | Dịch theo chức danh công ty dùng; loại hợp đồng dịch nghĩa, có thể giữ tên gốc trong ngoặc |
| Hợp đồng lao động | Dài, nhiều điều khoản; nơi nhận có khi chỉ cần trang đầu và trang lương | Hỏi nơi nhận cần toàn văn hay trích; đã dịch thì dịch đủ phần được chọn |
| Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà ở | Mục đích sử dụng, hình thức sử dụng, thời hạn, ghi chú biến động ở trang sau | Dịch cả trang biến động; diện tích giữ đơn vị mét vuông |
| Giấy đăng ký hộ kinh doanh, doanh nghiệp | Tên ngành nghề kinh doanh theo hệ thống ngành của Việt Nam | Dịch nghĩa tên ngành, có thể giữ mã ngành như bản gốc |
Với giấy chứng nhận nhà đất, mẫu giấy đã thay đổi qua nhiều thời kỳ, nên đừng dùng nguyên bản dịch của mẫu này cho mẫu khác. Trang ghi biến động là chỗ hay bị bỏ qua nhất nhưng lại là chỗ cho biết tài sản có đang thế chấp hay đã chuyển nhượng hay không.
Số tiền và định dạng số: phần không được sai
Giữ đơn vị tiền gốc, không quy đổi. Bản dịch ghi số tiền bằng đồng Việt Nam như bản gốc. Quy đổi sang ngoại tệ là thêm nội dung không có trên giấy, lại phụ thuộc tỷ giá ngày nào. Nếu nơi nhận cần số quy đổi, khách tự trình bày trong tờ khai hoặc thư giải thích, không đưa vào bản dịch.
Dấu chấm và dấu phẩy đổi vai. Tiếng Việt thường dùng dấu chấm ngăn hàng nghìn và dấu phẩy cho phần thập phân; tiếng Anh ngược lại. Một số dư một trăm triệu đồng viết theo kiểu Việt mà người đọc hiểu theo kiểu Anh thì vẫn là một trăm triệu, nhưng một số có phần thập phân thì có thể lệch hàng nghìn lần. Chọn một cách, ghi chú cách đó ở đầu bản dịch nếu cần, và dùng thống nhất.
Chép số, không gõ lại. Khi bản gốc có dạng điện tử, sao chép con số thay vì gõ tay. Khi chỉ có bản giấy, gõ xong thì dò theo lượt số, từng ký tự, đặc biệt cột số dư cuối kỳ và các khoản lớn.
Số tiền bằng chữ dịch theo đúng chữ. Nhiều giấy xác nhận ghi cả số và chữ. Dịch phần chữ theo đúng chữ trên giấy; nếu số và chữ trên bản gốc không khớp nhau, dịch nguyên trạng và báo khách, không tự sửa cho khớp.
Dịch sao kê dài bằng bảng, có AI hỗ trợ cột nội dung
Một bản sao kê sáu tháng có thể dài hàng chục trang. Phần tốn công là cột nội dung giao dịch; phần cần chính xác tuyệt đối là cột số. Tách hai việc ra:
- Nếu có tệp điện tử, xuất sang dạng bảng. Nếu chỉ có bản in, nhận dạng chữ rồi dò lại toàn bộ cột số với bản gốc trước khi làm gì khác.
- Tách riêng cột nội dung giao dịch sang một bảng mới, bỏ hết số tài khoản, số tiền, ngày. Xoá hoặc thay tên người trong nội dung bằng ký hiệu.
- Lọc trùng: các nội dung lặp lại như phí duy trì tài khoản, lãi nhập gốc, chuyển khoản lương chỉ cần dịch một lần.
- Đưa danh sách nội dung đã lọc vào công cụ dịch, kèm câu lệnh: "Đây là các dòng nội dung giao dịch trên sao kê tài khoản cá nhân tiếng Việt, thường viết tắt và không dấu. Dịch sang tiếng Anh ngắn gọn theo nghĩa, giữ nguyên các ký hiệu trong ngoặc vuông, dòng nào không chắc nghĩa thì ghi KHÔNG CHẮC thay vì đoán."
- Duyệt từng dòng kết quả, nhất là các chữ viết tắt. Dòng ghi không chắc thì hỏi khách, vì chỉ họ biết khoản đó là gì.
- Ghép bản dịch nội dung trở lại bảng gốc bằng cách tra theo nội dung, không gõ lại. Số, ngày, số dư giữ nguyên từ bảng gốc.
- Trình bày bản dịch bám bố cục bản gốc: tiêu đề, thông tin chủ tài khoản, kỳ sao kê, bảng giao dịch, dòng tổng, chữ ký và dấu.
Với sao kê, chi tiết giao dịch là dữ liệu tài chính nhạy cảm của khách và của những người họ giao dịch cùng. Chỉ cột nội dung đã che mới đi qua công cụ; toàn bộ bảng gốc ở lại trên máy người dịch và được xoá khi hết thời gian lưu đã thoả thuận.
Không làm đẹp hồ sơ: ranh giới người dịch phải giữ
Hồ sơ chứng minh tài chính là chỗ khách dễ có mong muốn nhờ người dịch "trình bày khéo": bỏ dòng giao dịch rút tiền lớn, bỏ trang ghi tài sản đang thế chấp, dịch chức danh nhân viên thành chức danh quản lý, dịch hợp đồng có thời hạn thành không thời hạn. Mọi đề nghị kiểu này đều có câu trả lời giống nhau: bản dịch phải phản ánh đúng và đủ bản gốc.
Lý do không chỉ là đạo đức nghề. Cơ quan xét hồ sơ có thể đối chiếu bản dịch với bản gốc đính kèm, hoặc tự dịch lại khi nghi ngờ. Một bản dịch bị phát hiện lệch so với bản gốc theo hướng có lợi cho người nộp không còn là lỗi dịch nữa mà là khai không trung thực, và hậu quả rơi vào cả người nộp lẫn người ký cam đoan. Với hồ sơ thị thực, hậu quả đó có thể kéo theo những lần xin sau.
Phần người dịch giúp được một cách chính đáng là chỉ ra cho khách những chỗ bản gốc có thể gây hiểu lầm, chẳng hạn một khoản chuyển lớn là tiền bán nhà đã có giấy tờ, để khách tự chuẩn bị thư giải thích kèm giấy chứng minh. Còn bản dịch thì vẫn dịch nguyên văn.
Người nộp nên soát gì trước khi gửi phần tài chính
Sau khi nhận bản dịch, người nộp hồ sơ tự kiểm theo danh sách dưới. Đây là các điểm người dịch không thể biết thay bạn.
- Họ tên chủ tài khoản, người lao động, người đứng tên tài sản viết khớp với hộ chiếu ở mọi giấy.
- Kỳ sao kê đúng khoảng thời gian nơi nhận yêu cầu, không thiếu tháng nào.
- Số dư cuối kỳ trên bản dịch trùng từng chữ số với bản gốc.
- Tên công ty trên xác nhận việc làm khớp với tên trên hợp đồng lao động và trên các giấy tờ khác như sổ bảo hiểm nếu có nộp.
- Chức danh và thời gian làm việc khớp giữa xác nhận việc làm, hợp đồng và tờ khai bạn tự điền.
- Giấy chứng nhận nhà đất có đủ bản dịch các trang ghi biến động.
- Ngày cấp các giấy xác nhận còn nằm trong khoảng nơi nhận chấp nhận.
Tờ khai bạn tự điền và bản dịch phải nói cùng một điều. Nhiều hồ sơ bị hỏi lại không phải vì bản dịch sai, mà vì người nộp tự ghi chức danh hay thu nhập trên tờ khai theo một cách khác với giấy xác nhận.
Hợp đồng lao động, giấy tờ hộ kinh doanh và người làm tự do
Với người làm công ăn lương, xác nhận việc làm là giấy chính, hợp đồng lao động là giấy đi kèm. Khi dịch hợp đồng, phần dễ sai là loại hợp đồng và thời hạn: hợp đồng xác định thời hạn và không xác định thời hạn phải dịch rõ, không được rút gọn thành "hợp đồng lao động" chung chung, vì đây là điều cơ quan xét hồ sơ chú ý để đánh giá mức độ ràng buộc với công việc ở Việt Nam.
Với chủ hộ kinh doanh hay người làm tự do, giấy tờ đa dạng hơn: giấy đăng ký hộ kinh doanh, chứng từ nộp thuế, hợp đồng dịch vụ với khách hàng, sao kê tài khoản dùng cho kinh doanh. Người dịch cần giữ đúng tên ngành nghề như bản gốc và không gộp nhiều giấy thành một bản tóm tắt, kể cả khi khách thấy tóm tắt dễ đọc hơn. Nếu muốn có bản tóm tắt, khách tự viết thư giải thích, ký tên mình.
Chứng từ thuế có thuật ngữ riêng; nếu không chắc, hãy hỏi người làm kế toán của khách thay vì nhờ chatbot giải thích, vì cách gọi tên khoản thuế, khoản khấu trừ ở mỗi nước khác nhau và chatbot dễ lấy cách gọi của nước khác áp vào. Danh mục dịch tài liệu y tế, kỹ thuật, tài chính trên trang có bài riêng về thuật ngữ báo cáo tài chính cho trường hợp doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Sao kê ngân hàng có cần dịch công chứng khi xin thị thực không?
Tuỳ yêu cầu của từng cơ quan lãnh sự hoặc trường. Nhiều nơi chấp nhận sao kê hoặc xác nhận số dư bằng tiếng Anh do ngân hàng cấp. Đọc danh mục hồ sơ của nơi nhận hoặc hỏi trực tiếp trước khi mang đi dịch.
Bản dịch sao kê có được quy đổi số tiền sang đô la không?
Không nên. Bản dịch giữ nguyên số tiền và đơn vị đồng Việt Nam như bản gốc. Nếu cần nêu số quy đổi, người nộp trình bày trong tờ khai hoặc thư giải thích, ghi rõ tỷ giá và ngày quy đổi.
Nội dung chuyển khoản viết tắt không dấu thì dịch thế nào?
Dịch theo nghĩa nếu hiểu chắc, giữ nguyên chữ gốc khi là tên người hoặc mã. Chỗ không chắc thì hỏi chủ tài khoản thay vì đoán, vì đoán sai một khoản lớn có thể làm người xét hồ sơ hiểu sai nguồn tiền.
Có nên bỏ bớt các giao dịch nhỏ trong bản dịch cho gọn không?
Không. Bản dịch phải dịch đủ nội dung bản gốc. Nếu nơi nhận chỉ cần một khoảng thời gian ngắn hơn, hãy xin ngân hàng cấp sao kê đúng khoảng đó thay vì cắt bớt trong bản dịch.
Dùng AI dịch cả bản sao kê có an toàn không?
Không nên đưa cả bản sao kê vào công cụ trực tuyến vì chứa số tài khoản, tên người giao dịch và toàn bộ dòng tiền. Chỉ tách cột nội dung đã che tên để nhờ dịch, phần số liệu giữ trên máy và chép nguyên.
Chức danh trên xác nhận việc làm không có từ tương đương thì dịch sao?
Ưu tiên chức danh tiếng Anh mà công ty đang dùng chính thức, ví dụ trên hợp đồng song ngữ hay danh thiếp. Nếu không có, dịch sát nghĩa và có thể giữ chức danh gốc trong ngoặc; không nâng chức danh lên cao hơn bản gốc.