Phiên dịch đàm phán thương mại khác phiên dịch hội thảo ở chỗ mỗi câu có thể trở thành cam kết: một chữ có thể dịch thành sẽ thay vì có thể xem xét, một mức giá nghe nhầm hàng nghìn, một lời từ chối khéo bị dịch thành đồng ý, và hai bên rời phòng với hai cách hiểu khác nhau. Vì vậy phiên dịch viên đàm phán cần ba thứ: chuẩn bị kỹ về điều khoản và con số, giữ đúng mức độ cam kết trong từng câu, và đủ bình tĩnh để giữ trung lập khi không khí căng.
Bài này viết cho phiên dịch viên nhận việc đàm phán mua bán, hợp tác, gia công, và cho doanh nghiệp muốn biết nên làm việc với người dịch thế nào để buổi đàm phán không bị lệch vì lời dịch. Nội dung pháp lý của hợp đồng thuộc về luật sư hai bên; phiên dịch viên không tư vấn điều khoản.
Những gì nên xin trước buổi đàm phán
Bên thuê thường ngại chia sẻ thông tin đàm phán với người ngoài, nhưng một phiên dịch viên không biết bối cảnh sẽ dịch kém đúng ở chỗ quan trọng. Cách làm thông thường là ký cam kết bảo mật rồi xin những thông tin sau.
- Mục tiêu chung của buổi gặp: lần gặp đầu để làm quen, thương lượng giá, chốt điều khoản giao hàng hay xử lý một khiếu nại.
- Tên, chức danh, cách xưng hô của từng người hai bên; ai là người ra quyết định.
- Bản dự thảo hợp đồng hoặc bản điều khoản đang bàn, ở cả hai thứ tiếng nếu có.
- Thông số sản phẩm, đơn vị tính, quy cách đóng gói, các mã hàng sẽ được nhắc.
- Điều kiện giao hàng và thanh toán dự kiến dùng, như các điều kiện Incoterms hay phương thức thanh toán, để bạn ôn lại cách gọi chuẩn.
- Lịch sử quan hệ: đã có tranh chấp nào trước đây không, có chủ đề nào nhạy cảm cần tránh nhắc lại.
- Bên thuê muốn được gọi bằng gì, và muốn phiên dịch viên dịch cả lời trao đổi nội bộ của họ hay không.
Câu cuối thường bị bỏ qua nhưng rất quan trọng. Nhiều đoàn trao đổi nội bộ bằng tiếng mẹ đẻ ngay tại bàn; nguyên tắc nghề là mọi điều nói ra khi có mặt bên kia đều được dịch, trừ khi đoàn xin tạm dừng để bàn riêng. Thống nhất trước giúp bên thuê không bị bất ngờ.
Giữ đúng mức độ cam kết trong từng câu
Đàm phán sống bằng sắc thái. Người nói chọn từ rất cẩn thận để cam kết vừa đủ, và phiên dịch viên phải giữ đúng nấc đó. Bảng dưới là ví dụ giả định về các nấc cam kết hay bị dịch lệch giữa tiếng Anh và tiếng Việt.
| Nấc cam kết | Cách nói thường gặp | Lệch hay gặp khi dịch |
|---|---|---|
| Chỉ ghi nhận | Chúng ta ghi nhận đề xuất này | Dịch thành đồng ý với đề xuất |
| Sẽ cân nhắc | Bên em sẽ xem xét thêm | Dịch thành sẽ làm |
| Có điều kiện | Nếu khối lượng đạt mức đó thì có thể giảm | Bỏ mất vế điều kiện, chỉ còn có thể giảm |
| Cam kết nỗ lực | Sẽ cố gắng giao trước ngày đó | Dịch thành sẽ giao trước ngày đó |
| Cam kết chắc chắn | Bảo đảm giao đúng ngày | Dịch nhẹ thành cố gắng giao |
| Từ chối khéo | Việc này hơi khó cho bên em lúc này | Dịch thành có khó khăn nhưng làm được |
Khi câu gốc mơ hồ có chủ ý, đừng làm nó rõ hơn. Người nói chọn mơ hồ để giữ đường lùi; nếu bản dịch rõ ràng hơn bản gốc, bạn đã đàm phán thay họ. Ngược lại, nếu bạn không chắc người nói muốn nói mức nào, xin họ làm rõ thay vì đoán.
Con số, đơn vị và điều khoản: ghi rõ, đọc rõ, xác nhận
Ghi số đầy đủ và khoanh tròn. Giá, số lượng, ngày giao, tỷ lệ phần trăm được ghi đúng như nghe, kèm đơn vị và đồng tiền. Trong đàm phán không có chỗ cho trí nhớ xấp xỉ.
Đọc số theo cách người nghe quen. Tiếng Anh nhóm số theo hàng nghìn, tiếng Việt nói theo nghìn, triệu, tỷ, và người Việt hay nói tắt như ba trăm rưỡi. Khi nghe tắt, dịch đầy đủ; khi không chắc người nói dùng đơn vị gì, hỏi ngay.
Giữ nguyên tên điều kiện thương mại. Các điều kiện giao hàng và chữ viết tắt quen dùng trong thương mại thường giữ nguyên dạng tiếng Anh, vì cả hai bên đều quen. Dịch chúng ra tiếng Việt có thể gây nhầm.
Nhắc lại khi chốt. Khi hai bên đi đến một điểm thống nhất có con số, phiên dịch viên có thể gợi ý người chủ trì nhắc lại con số đó để cả hai bên xác nhận. Đây không phải can thiệp vào nội dung mà là bảo đảm bản dịch đúng.
Văn bản hoá là việc của hai bên. Điểm đã thống nhất nên được ghi vào biên bản và bản hợp đồng do người có thẩm quyền soạn. Lời dịch nói không thay được văn bản.
Khi không khí căng thẳng
Đàm phán có lúc lên giọng, có lúc một bên đứng dậy, có lúc người nói dùng lời nặng. Phiên dịch viên giữ đúng mức độ của câu gốc nhưng không mang cảm xúc riêng vào giọng mình. Bạn dịch câu gay gắt với giọng điềm tĩnh và rõ, đủ để bên kia hiểu mức độ, không la theo người nói. Nếu người nói dùng lời xúc phạm, bạn dịch ở mức tương đương; làm nhẹ đi khiến bên kia không hiểu được thái độ thật, và đó là thông tin họ cần để quyết định.
Có những lúc một bên quay sang bạn và hỏi bạn thấy họ có đang nói thật không, hoặc nhờ bạn nói giúp một câu cho nhẹ nhàng hơn. Câu trả lời lịch sự là phiên dịch viên chỉ chuyển lời, người nói có thể tự chọn cách diễn đạt và bạn sẽ dịch đúng như vậy. Bạn không có trách nhiệm cứu buổi đàm phán; trách nhiệm của bạn là để hai bên hiểu đúng nhau, kể cả khi điều họ hiểu là không đồng ý.
Giữ nhịp cũng là một phần công việc. Khi hai bên cùng nói, bạn dừng lại và để người chủ trì sắp lượt. Khi người nói nói một đoạn quá dài, bạn ra hiệu xin dừng theo cách đã thoả thuận trước. Một buổi đàm phán căng mà vẫn có nhịp rõ ràng thường đi đến kết quả hơn một buổi mọi người nói chồng lên nhau.
Văn hoá giao tiếp: dịch lời, không dịch thay văn hoá
Đối tác từ các nền văn hoá khác nhau có cách nói không rất khác nhau. Một số nền văn hoá nói thẳng, một số tránh từ chối trực tiếp, một số dùng im lặng như một phần của cuộc nói chuyện. Phiên dịch viên hiểu điều này sẽ dịch tốt hơn, chẳng hạn không vội lấp khoảng im lặng, không biến một câu vòng vo thành câu khẳng định.
Nhưng có ranh giới rõ: bạn dịch lời người nói, không diễn giải văn hoá thay họ trong lúc dịch. Nếu bên thuê muốn hiểu thói quen giao tiếp của đối tác, đó là chủ đề nên bàn trước hoặc sau buổi làm việc, trong vai trò tư vấn được thoả thuận rõ. Trong buổi đàm phán, nếu bạn nhận thấy hai bên đang hiểu lầm vì khác biệt văn hoá, cách làm phổ biến là báo ngắn với cả hai bên rằng có thể có hiểu lầm và đề nghị người nói làm rõ, thay vì tự sửa câu cho họ.
Xưng hô là chỗ tiếng Việt khó hơn tiếng Anh. Thống nhất từ đầu cách gọi từng người, xưng bên em hay xưng tên công ty, anh chị hay ông bà, và giữ nhất quán suốt buổi. Đổi xưng hô giữa chừng làm người nghe có cảm giác quan hệ đã thay đổi.
Khi mỗi đoàn mang phiên dịch viên riêng
Trong các buổi đàm phán lớn, mỗi bên thường mang người dịch của mình. Cách sắp xếp phổ biến là mỗi phiên dịch viên dịch lời của đoàn mình sang tiếng của bên kia, vì người dịch hiểu rõ ý định của đoàn mình hơn. Người dịch của bên kia lúc đó nghe và theo dõi; nếu thấy một chỗ lệch nghĩa quan trọng, họ báo lại với đoàn mình hoặc đề nghị làm rõ, theo cách lịch sự đã thống nhất từ trước.
Hai phiên dịch viên nên gặp nhau trước buổi làm việc vài phút để thống nhất cách gọi các bên, tên sản phẩm, các thuật ngữ then chốt và cách báo hiệu khi cần làm rõ. Gặp nhau như vậy không phải là thông đồng; đó là cách bảo đảm hai bản dịch cùng một ngôn ngữ thuật ngữ, tránh tình huống một bên gọi sản phẩm một tên, bên kia gọi tên khác và cả phòng tưởng đang nói hai thứ khác nhau.
Không bao giờ sửa bản dịch của đồng nghiệp trước mặt các bên bằng giọng phán xét. Nếu bạn cho rằng đồng nghiệp dịch lệch, báo với trưởng đoàn của bạn và để họ đề nghị làm rõ. Phần lớn chỗ lệch là do nghe không rõ hoặc do khác cách hiểu một thuật ngữ, không phải do ai cố ý.
Dùng AI trước và sau buổi đàm phán, không dùng trong lúc
Trước buổi đàm phán, AI giúp bạn ôn nhanh thuật ngữ thương mại của ngành hàng, so sánh các cách gọi điều kiện giao hàng, đọc nhanh bản dự thảo hợp đồng đã che tên các bên và số tiền để trích danh sách điều khoản. Bạn có thể nhờ chatbot đóng vai đối tác và đặt câu hỏi khó để luyện phản xạ. Với bản dự thảo thật, chỉ đưa vào công cụ khi bên thuê đồng ý và sau khi đã thay tên, số tiền, điều khoản riêng bằng ký hiệu.
Trong lúc đàm phán, không gõ nội dung vào bất kỳ công cụ nào. Không có thời gian, và mọi điều nói ra trong phòng là thông tin mật của cả hai bên. Sau buổi đàm phán, nếu bên thuê nhờ bạn dịch biên bản, đó là một việc dịch viết riêng, được tính riêng và làm theo quy trình dịch tài liệu thương mại có kiểm. Những câu hỏi pháp lý phát sinh, như điều khoản này có lợi cho ai, nên chuyển cho luật sư của bên thuê; bạn có thể gợi ý họ tìm hiểu thêm ở AI Cố Vấn nhưng không tự đưa ý kiến.
Câu hỏi thường gặp
Phiên dịch viên có nên dịch cả lời bàn nội bộ của bên thuê trong buổi đàm phán không?
Theo chuẩn nghề, mọi điều nói ra khi có mặt bên kia đều được dịch. Nếu bên thuê muốn bàn riêng, họ nên xin tạm dừng và nói khi bên kia không nghe. Nên thống nhất điều này trước buổi đàm phán để tránh bất ngờ.
Khi người nói dùng câu mơ hồ, phiên dịch viên có nên làm rõ ra không?
Không nên tự làm rõ. Người nói thường mơ hồ có chủ ý để giữ đường lùi. Nếu bản dịch rõ hơn bản gốc, người dịch đã thay họ cam kết. Khi thật sự không hiểu ý, người dịch xin người nói làm rõ.
Có nên dùng hai phiên dịch viên cho buổi đàm phán không?
Với buổi dài hoặc quan trọng, nhiều đoàn mang phiên dịch viên riêng của mình. Mỗi người dịch lời đoàn mình sang tiếng bên kia và theo dõi bản dịch của người kia. Cách này tốn hơn nhưng giảm rủi ro hiểu lệch.
Có dịch các chữ viết tắt điều kiện giao hàng sang tiếng Việt không?
Thường giữ nguyên dạng tiếng Anh vì cả hai bên trong thương mại quốc tế đều quen, và vì tên đó gắn với bộ quy tắc cụ thể. Người dịch có thể thêm một câu giải thích ngắn nếu người nghe chưa quen, nhưng không thay tên.
Phiên dịch viên có được góp ý về điều khoản hợp đồng không?
Không trong vai trò phiên dịch. Người dịch chỉ chuyển lời. Nếu nhận ra hai bản ngôn ngữ của dự thảo lệch nhau, người dịch có thể báo cho bên thuê sau buổi làm việc như một lưu ý về ngôn ngữ, còn nội dung pháp lý để luật sư xem.
Có nên ghi âm buổi đàm phán để kiểm lại bản dịch không?
Việc ghi âm cần sự đồng ý của các bên và thường do bên tổ chức quyết định. Phiên dịch viên không tự ghi âm riêng. Nếu có bản ghi, nó thuộc về các bên và chịu cùng nghĩa vụ bảo mật như mọi thông tin khác của buổi làm việc.