Phiên dịch họp trực tuyến làm được cả nối tiếp lẫn song song, nhưng chất lượng phụ thuộc vào âm thanh nhiều hơn bất kỳ hình thức nào khác: tiếng người nói rè hoặc vọng thì phiên dịch viên giỏi đến mấy cũng chỉ dịch được phần nghe thấy. Vì vậy việc chuẩn bị gồm ba phần ngang nhau: thiết bị và đường truyền của bạn, cách thiết lập cuộc họp, và thoả thuận trước với người chủ trì.
Bài này viết cho phiên dịch viên làm việc từ nhà hoặc văn phòng, và cho người tổ chức họp muốn biết cần chuẩn bị gì cho phiên dịch. Tính năng của từng nền tảng họp thay đổi thường xuyên; bài viết theo nguyên lý, chỗ cụ thể bạn kiểm lại phiên bản hiện hành của nền tảng mình dùng.
Nối tiếp ngay trong cuộc họp hay kênh ngôn ngữ riêng
Lựa chọn đầu tiên là hình thức. Nhiều nền tảng họp có chức năng kênh phiên dịch: người dự chọn nghe tiếng gốc hoặc tiếng dịch, phiên dịch viên nói vào kênh riêng. Không phải cuộc họp nào cũng cần đến chức năng này.
| Tiêu chí | Nối tiếp trong cuộc họp | Song song qua kênh ngôn ngữ |
|---|---|---|
| Số người dự | Vài người đến khoảng mười người | Từ vài chục người trở lên |
| Thời lượng | Kéo dài gần gấp đôi | Giữ nguyên |
| Thiết lập | Không cần gì thêm ngoài phân quyền micro | Người chủ trì phải bật chức năng và gán phiên dịch viên trước |
| Số phiên dịch viên | Một người cho buổi ngắn | Hai người mỗi cặp ngôn ngữ, đổi phiên |
| Tương tác hai chiều | Tự nhiên, mọi người nghe cả hai thứ tiếng | Cần hai kênh hoặc phiên dịch viên dịch cả hai chiều |
| Rủi ro chính | Người nói nói quá dài, chen lời nhau | Người dự không biết chọn kênh, phiên dịch viên mất tiếng gốc |
Với cuộc họp nhỏ nhưng dài, có thể kết hợp: nối tiếp cho phần trao đổi, và nhờ khách gửi trước bài trình bày để bạn dịch nhìn hoặc dịch song song ở phần đó.
Thiết bị và đường truyền: danh sách tối thiểu
Phiên dịch từ xa tốn thính giác hơn phiên dịch tại chỗ, vì âm thanh qua mạng bị nén và mất một phần dải tần. Tai bạn phải làm việc nhiều hơn để bù vào, nên thiết bị kém làm bạn mệt nhanh hơn hẳn.
- Tai nghe chụp tai có dây, kèm micro cần gần miệng, không dùng loa ngoài và micro sẵn có trên máy tính xách tay. Tai nghe không dây có độ trễ và có thể hết pin giữa buổi.
- Kết nối mạng có dây nếu có thể; nếu dùng mạng không dây, ngồi gần bộ phát và chuẩn bị một đường dự phòng như điểm phát từ điện thoại.
- Phòng yên tĩnh, ít vọng: rèm, thảm, giá sách giúp giảm tiếng vang. Treo biển nhỏ ở cửa để người nhà biết bạn đang dịch.
- Máy tính cắm sạc, tắt cập nhật tự động, tắt thông báo, đóng mọi ứng dụng không cần thiết.
- Màn hình thứ hai hoặc máy tính bảng để mở bảng thuật ngữ và tài liệu, không phải chuyển cửa sổ trên màn hình đang họp.
- Một kênh liên lạc riêng với đồng nghiệp cùng cabin ảo và với người điều phối kỹ thuật, tách khỏi khung chat của cuộc họp.
Nên chạy thử với người tổ chức ít nhất một lần trước buổi họp chính, trên đúng máy, đúng phòng và đúng tài khoản bạn sẽ dùng. Rất nhiều sự cố chỉ lộ ra trong buổi thử: tài khoản không được gán quyền phiên dịch, micro bị nền tảng tự lọc tiếng, phiên bản ứng dụng quá cũ.
Thoả thuận với người chủ trì trước buổi họp
Người chủ trì cuộc họp quyết định một nửa chất lượng phiên dịch. Họ thường không biết điều đó cho đến khi bạn nói rõ. Một cuộc trao đổi mười phút trước buổi họp có thể tránh được phần lớn sự cố.
- Đề nghị mọi người nói dùng tai nghe có micro, không nói qua loa ngoài trong phòng có tiếng vang. Đây là đề nghị quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ qua nhất.
- Thống nhất cách phát biểu: một người nói một lúc, người chủ trì gọi tên trước khi mời phát biểu, tắt micro khi không nói.
- Nếu là nối tiếp, thống nhất người nói dừng sau mỗi ý và chờ bản dịch xong mới nói tiếp; người chủ trì nhắc khéo khi có người quên.
- Xin trước tài liệu trình chiếu, và đề nghị chia sẻ màn hình với độ phân giải đủ đọc. Đọc to các con số trên trang trình chiếu giúp người dịch không phải đoán.
- Thống nhất cách báo sự cố: phiên dịch viên được phép bật micro kênh chính để nói ngắn rằng tiếng không rõ, nhờ người nói nhắc lại.
- Nếu có video chiếu trong buổi, gửi trước hoặc chấp nhận rằng phần video có thể không dịch được, vì âm thanh chia sẻ qua mạng thường rất kém.
Ghi những thoả thuận này thành vài dòng gửi qua email cho người chủ trì. Khi họ có văn bản trước mặt, họ dễ nhắc người dự hơn.
Trong lúc dịch: những việc khác với phiên dịch tại chỗ
Khi dịch từ xa, bạn mất nhiều tín hiệu mà tại chỗ có sẵn: không thấy người nói chuẩn bị lên tiếng, không thấy cả phòng phản ứng, không nhìn được người đồng nghiệp bên cạnh. Bù lại bằng cách để khung hình người đang nói luôn hiện lớn, và giữ kênh liên lạc riêng với đồng nghiệp mở suốt buổi. Đổi phiên trong song song từ xa cần một lời báo rõ ràng, chẳng hạn thoả thuận đếm ngược trong kênh riêng, để không có giây im lặng hoặc hai người cùng nói.
Với nối tiếp trực tuyến, độ trễ mạng làm khoảng dừng giữa người nói và bạn khó đoán hơn. Chờ thêm một nhịp trước khi bắt đầu dịch để chắc người nói đã dừng, và khi người nói tiếp lời quá sớm, bạn có quyền xin họ đợi. Nói rõ, chậm hơn bình thường một chút, vì giọng bạn cũng bị nén khi đến tai người nghe.
Một số phiên dịch viên mở công cụ chép lời tự động trên màn hình phụ để đối chiếu số liệu và tên riêng. Nếu làm vậy, công cụ đó phải được khách đồng ý, vì nội dung cuộc họp đi qua một dịch vụ khác. Cuộc họp nội bộ, đàm phán hay họp có thông tin cá nhân thì mặc định không dùng, trừ khi khách cung cấp công cụ đã duyệt.
Xử lý sự cố thường gặp
Mất tiếng người nói. Báo ngay qua kênh đã thoả thuận, nói ngắn với người nghe rằng phiên dịch tạm gián đoạn do âm thanh. Không đoán nội dung để lấp chỗ trống; dịch sai còn tệ hơn im lặng có báo trước.
Mạng của bạn chập chờn. Chuyển sang đường dự phòng, báo đồng nghiệp nhận phiên. Đây là lý do song song từ xa càng cần hai người: một người rớt mạng, người kia vẫn giữ kênh.
Người nói đọc nhanh văn bản soạn sẵn. Nhờ người chủ trì đề nghị đọc chậm lại, hoặc xin văn bản để dịch nhìn. Văn bản đọc to thường nhanh và đặc thông tin hơn lời nói tự nhiên.
Nhiều người nói chen nhau. Dịch người đang giữ lượt chính, báo ngắn rằng có nhiều người cùng nói, và nhờ người chủ trì sắp lại lượt. Đừng cố dịch tất cả; không ai nghe được bản dịch chồng lời.
Người nghe không biết chọn kênh. Chuẩn bị sẵn hai câu hướng dẫn ngắn bằng cả hai thứ tiếng, nhờ người chủ trì đọc đầu buổi và dán vào khung chat.
Phiên dịch qua điện thoại: trường hợp đặc biệt của trực tuyến
Phiên dịch qua điện thoại vẫn còn phổ biến trong những cuộc gọi ngắn: một doanh nghiệp gọi cho nhà cung cấp nước ngoài, một người nước ngoài cần liên hệ chủ nhà, một cơ sở cần hỏi khách hàng vài câu. Không có hình ảnh, không có tài liệu chia sẻ, chất lượng âm thanh thấp hơn họp trực tuyến, và thường không có thời gian chuẩn bị. Hình thức gần như luôn là nối tiếp từng câu ngắn.
Ba thói quen giúp cuộc gọi suôn sẻ. Thứ nhất, đầu cuộc gọi giới thiệu ngắn với cả hai bên rằng bạn là phiên dịch viên, sẽ dịch đầy đủ mọi điều được nói, và đề nghị mỗi bên nói từng câu ngắn. Thứ hai, xác nhận lại mọi con số, ngày giờ, địa chỉ bằng cách nhắc lại cho người nói trước khi dịch sang bên kia. Thứ ba, cuối cuộc gọi nhắc lại các điểm đã thống nhất bằng cả hai thứ tiếng nếu hai bên đồng ý.
Gọi qua điện thoại cũng dễ quên chuyện bảo mật vì có cảm giác thân mật. Đừng bật loa ngoài ở nơi đông người, đừng ghi lại số điện thoại hay thông tin cá nhân của bên kia vào sổ riêng, và đừng dùng ứng dụng ghi âm cuộc gọi nếu không có sự đồng ý của các bên.
Bảo mật và ghi hình khi phiên dịch trực tuyến
Cuộc họp trực tuyến hay được ghi hình, và bản ghi thường có cả kênh phiên dịch. Điều này đặt ra hai câu hỏi bạn nên hỏi trước: bản ghi lời dịch của bạn sẽ dùng vào việc gì, và ai được truy cập. Phiên dịch là lời nói tức thời, có sai sót nhỏ được chấp nhận trong lúc dịch; một bản ghi bị trích ra dùng như văn bản chính thức là chuyện khác. Hiệp hội phiên dịch hội nghị quốc tế AIIC và nhiều tổ chức nghề nghiệp khuyến nghị việc ghi và dùng lại lời dịch cần có thoả thuận riêng.
Về phía bạn, mọi điều nghe được trong cuộc họp là thông tin của khách. Không ghi âm riêng để luyện, không đưa đoạn nào vào công cụ AI để kiểm lại cách dịch sau buổi họp, không kể lại tình huống có thể nhận ra khách. Nếu cần lưu ghi chú để làm bảng thuật ngữ cho lần sau, chỉ giữ thuật ngữ, bỏ nội dung.
Không gian làm việc tại nhà cũng là chuyện bảo mật: người nhà đi ngang có nghe được không, màn hình có quay ra cửa sổ không. Khách trả tiền cho cả sự kín đáo đó.
Câu hỏi thường gặp
Phiên dịch họp trực tuyến có cần hai người không?
Với nối tiếp cuộc họp ngắn, một người thường đủ. Với song song qua kênh ngôn ngữ, nên có hai người mỗi cặp ngôn ngữ và đổi phiên như tại chỗ, vì dịch từ xa còn mệt hơn và cần người dự phòng khi một người rớt mạng.
Tai nghe nào phù hợp để phiên dịch trực tuyến?
Nên dùng tai nghe chụp tai có dây kèm micro cần gần miệng. Không dùng loa ngoài vì tiếng dịch sẽ vọng lại vào micro, không dùng micro sẵn trên máy tính xách tay vì thu nhiều tiếng phòng. Tai nghe không dây có thể trễ tiếng và hết pin.
Người tổ chức cần làm gì để phiên dịch trực tuyến suôn sẻ?
Bật và thử chức năng phiên dịch nếu dùng song song, gán đúng tài khoản phiên dịch viên, gửi trước tài liệu, đề nghị người nói dùng tai nghe có micro, và chạy thử ít nhất một lần. Người chủ trì nên điều phối lượt nói rõ ràng.
Có nên để phiên dịch viên dùng công cụ chép lời tự động trong cuộc họp không?
Chỉ khi khách đồng ý, vì nội dung cuộc họp sẽ đi qua một dịch vụ khác. Công cụ giúp đối chiếu số và tên riêng nhưng có thể sai, nên chỉ là hỗ trợ. Cuộc họp mật hoặc có thông tin cá nhân mặc định không dùng.
Bản ghi lời dịch trong cuộc họp có giá trị như bản dịch viết không?
Không nên coi như vậy. Lời phiên dịch là bản chuyển ngữ tức thời, có thể lược hoặc diễn đạt lại để kịp thời gian. Nếu cần văn bản chính thức, nên làm bản dịch viết riêng từ bản ghi tiếng gốc và có người dịch chịu trách nhiệm.
Mạng của phiên dịch viên bị rớt giữa buổi thì xử lý thế nào?
Nếu có đồng nghiệp, người kia nhận phiên ngay theo thoả thuận trước. Nếu làm một mình, người chủ trì nên tạm dừng phần trao đổi cho đến khi phiên dịch viên vào lại. Vì vậy đường mạng dự phòng là thiết bị bắt buộc.