Giấy tờ do nước ngoài cấp muốn dùng ở Việt Nam thường phải đi ba bước theo đúng thứ tự: được hợp pháp hoá lãnh sự (trừ khi được miễn), được dịch sang tiếng Việt từ chính ngôn ngữ gốc, và bản dịch được chứng thực chữ ký người dịch. Phần lớn rắc rối nảy sinh khi làm đảo thứ tự, hoặc khi bản dịch được làm qua một ngôn ngữ trung gian.
Bài này dành cho biên dịch viên nhận dịch chiều ngoại sang Việt và cho người đang làm thủ tục như xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, ghi chú khai sinh cho con sinh ở nước ngoài, công nhận văn bằng, hay hồ sơ thành lập doanh nghiệp có vốn nước ngoài. Thủ tục cụ thể của từng việc do cơ quan tiếp nhận quy định; bài chỉ bàn phần dịch thuật.
Vì sao phải hợp pháp hoá trước khi dịch
Hợp pháp hoá lãnh sự xác nhận con dấu và chữ ký của cơ quan nước ngoài trên giấy. Khi giấy được hợp pháp hoá, trên giấy hoặc trên tờ đính kèm sẽ có thêm con dấu, tem, chữ ký của cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cơ quan lãnh sự. Những thứ đó là một phần của giấy tờ và cần có mặt trong bản dịch. Dịch trước rồi mới hợp pháp hoá thì bản dịch thiếu phần này, và thường phải dịch bổ sung.
Quy định về chứng thực cũng không cho dịch giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hoá, trừ trường hợp được miễn. Vì vậy người dịch chuyên nghiệp sẽ hỏi ngay từ đầu: giấy đã hợp pháp hoá chưa, hoặc thuộc diện miễn theo hiệp định nào. Nếu khách không biết, người dịch nên giải thích và hướng họ hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Một số giấy tờ đến tay người dịch với tem apostille của nước cấp, vì nước đó là thành viên công ước về miễn hợp pháp hoá. Tem này vẫn được dịch đầy đủ, nhưng nó có thay được hợp pháp hoá lãnh sự của Việt Nam hay không là câu hỏi phải hỏi cơ quan tiếp nhận, vì theo thông tin tại thời điểm viết, Việt Nam chưa áp dụng cơ chế này.
Dịch từ ngôn ngữ gốc, không bắc cầu qua tiếng Anh
Bản dịch có chứng thực phải dịch từ ngôn ngữ của giấy. Giấy tiếng Hàn được dịch từ tiếng Hàn sang tiếng Việt bởi người đủ điều kiện dịch tiếng Hàn. Người chỉ biết tiếng Anh dịch từ một bản tiếng Anh không chính thức là dịch bắc cầu, và lời cam đoan "dịch chính xác nội dung giấy tờ kèm theo" lúc đó không còn đúng.
Dịch máy bắc cầu nhân đôi lỗi. Nhiều công cụ dịch máy với cặp ngôn ngữ ít phổ biến thực chất dịch qua tiếng Anh ở bên trong. Lỗi về đại từ, kính ngữ, số nhiều phát sinh ở bước một rồi bị khuếch đại ở bước hai. Với giấy tờ, một lỗi kính ngữ có thể làm sai quan hệ giữa hai người trong giấy.
Giấy song ngữ thì dịch phần nào. Nhiều giấy nước ngoài in song ngữ, ví dụ tiếng bản địa và tiếng Anh. Phần có giá trị pháp lý thường là phần tiếng bản địa, nhưng điều này phụ thuộc vào nước cấp. Người dịch nên dịch phần ngôn ngữ chính, đối chiếu với phần còn lại, và ghi chú nếu hai phần không khớp.
Thứ tiếng hiếm cần người dịch đúng chuyên môn. Với những thứ tiếng ít người dịch, khách có thể phải chờ lâu hơn hoặc tìm nơi chứng thực có cộng tác viên thứ tiếng đó. Đừng vì vội mà chấp nhận bản dịch bắc cầu, vì rủi ro bị trả hồ sơ còn tốn thời gian hơn.
Tên riêng, ngày tháng, đơn vị: quy tắc khi chuyển sang tiếng Việt
Chiều ngoại sang Việt có những quy ước riêng, khác với chiều Việt sang Anh. Bảng dưới tóm những quy ước được dùng phổ biến.
| Thành phần | Cách xử lý thường dùng | Lý do |
|---|---|---|
| Họ tên người nước ngoài viết chữ Latinh | Giữ nguyên cách viết, không phiên âm sang tiếng Việt | Để khớp với hộ chiếu và các giấy tờ khác |
| Họ tên viết bằng chữ không phải Latinh | Chuyển tự theo cách viết Latinh trên hộ chiếu của người đó, có thể giữ chữ gốc trong ngoặc | Hộ chiếu là điểm đối chiếu chung |
| Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài | Dịch nghĩa sang tiếng Việt, giữ tên gốc trong ngoặc ở lần xuất hiện đầu | Người đọc hiểu được, người đối chiếu vẫn tìm được |
| Ngày tháng kiểu tháng trước ngày sau | Chuyển sang ngày, tháng, năm, viết tên tháng rõ ràng | Tránh nhầm ngày 3 tháng 4 với ngày 4 tháng 3 |
| Đơn vị đo, tiền tệ | Giữ nguyên đơn vị gốc, không quy đổi | Quy đổi là thêm nội dung không có trên giấy |
| Chức danh không có tương đương | Dịch sát nghĩa, giữ tên gốc trong ngoặc | Ví dụ các chức danh công chứng ở nước theo hệ thống pháp luật khác Việt Nam |
Riêng chức danh công chứng viên ở một số nước có phạm vi công việc khác hẳn công chứng viên ở Việt Nam. Dịch thẳng thành "công chứng viên" thì đọc trôi nhưng có thể làm người xét hồ sơ hiểu sai giá trị của con dấu. Giữ tên gốc trong ngoặc là cách khiêm tốn và an toàn.
Quy trình gọn cho người nộp hồ sơ
Áp dụng cho trường hợp thường gặp: một bộ giấy tờ nước ngoài cần dùng cho một thủ tục ở Việt Nam.
- Hỏi cơ quan tiếp nhận ở Việt Nam danh sách giấy tờ, yêu cầu hợp pháp hoá, yêu cầu về thời điểm cấp của từng giấy.
- Khi còn ở nước ngoài hoặc qua người thân ở nước đó, làm thủ tục chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp, rồi hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện Việt Nam. Làm ở nước ngoài thường nhanh hơn gửi giấy đi lại nhiều lần.
- Mang giấy đã hợp pháp hoá đến người dịch thứ tiếng gốc, kèm bản chụp hộ chiếu của những người có tên trong giấy để thống nhất cách viết.
- Người dịch dịch toàn bộ, kể cả con dấu, tem hợp pháp hoá, ghi chú bên lề, rồi đưa đi chứng thực chữ ký người dịch.
- Soát bản dịch theo danh sách tên, ngày tháng, số hiệu giấy tờ trước khi nộp.
- Nộp hồ sơ, giữ bản chụp toàn bộ.
Nếu thủ tục bắt đầu khi người nước ngoài đã sang Việt Nam, bước hợp pháp hoá có thể phải làm qua cơ quan đại diện của nước họ tại Việt Nam rồi đến cơ quan lãnh sự Việt Nam, tuỳ quy định. Hỏi trước để tránh phải gửi giấy về nước.
Những loại giấy hay gặp và điểm cần chú ý
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, hay giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn, mỗi nước một kiểu: có nơi cấp giấy riêng, có nơi là lời tuyên thệ trước viên chức, có nơi là trích lục sổ hộ tịch. Người dịch dịch đúng tên loại giấy theo nước cấp, không gọi chung là "giấy xác nhận độc thân" khi bản gốc không nói vậy, vì cơ quan tiếp nhận cần biết chính xác đó là loại xác nhận nào.
Lý lịch tư pháp nước ngoài, phục vụ hồ sơ giấy phép lao động hay thẻ tạm trú, thường ghi kết quả tra cứu theo hệ thống của nước đó. Dịch nguyên văn kết quả, kể cả những câu mang tính điều kiện như "theo dữ liệu có được tại thời điểm tra cứu". Bỏ câu đó đi là làm giấy có vẻ khẳng định mạnh hơn bản gốc.
Văn bằng và bảng điểm nước ngoài nộp để công nhận văn bằng hay chứng minh trình độ chuyên môn cũng tuân theo quy tắc của bài dịch bằng cấp: giữ nguyên thang điểm, không quy đổi, giữ tên trường và tên ngành gốc trong ngoặc. Giấy tờ doanh nghiệp nước ngoài, như giấy chứng nhận thành lập hay điều lệ, thì tên công ty giữ nguyên dạng gốc, vì đó là tên pháp lý.
Con dấu, tem, chữ viết tay: phần hay bị bỏ sót ở chiều ngoại sang Việt
Mỗi con dấu là một đoạn văn bản. Dấu tròn, dấu chữ nhật, dấu nổi không mực đều mang thông tin: tên cơ quan, chức danh, đôi khi số đăng ký và ngày. Người dịch ghi vào bản dịch ở đúng vị trí tương ứng, mở đầu bằng chú thích trong ngoặc vuông như [Dấu tròn: ...], để người đọc biết đây là chữ trên dấu chứ không phải chữ in trên giấy.
Tem hợp pháp hoá và tem apostille có cấu trúc cố định. Các ô đánh số trên tem lặp lại ở mọi giấy cùng loại. Người dịch thường xuyên làm chiều này nên giữ sẵn một bản dịch chuẩn cho các ô cố định, chỉ điền phần thay đổi, vừa nhanh vừa thống nhất giữa các hồ sơ.
Chữ viết tay không đọc được thì ghi rõ. Ghi [không đọc được] hoặc [chữ ký] thay vì đoán. Một bản dịch đoán đúng chín chỗ và đoán sai một chỗ vẫn là bản dịch có lỗi, và người ký cam đoan là người chịu lỗi đó.
Ghi chú bên lề và chữ in mờ ở nền giấy. Một số giấy có dòng chữ chìm hoặc ghi chú in nhỏ ở mép, như số trang hay mã bảo an. Dịch những dòng có nội dung; với hoa văn bảo an không mang nội dung, có thể ghi chú ngắn rằng giấy có hoa văn bảo an mà không cần mô tả.
AI dùng thế nào ở chiều ngoại sang Việt
Ở chiều này, AI hữu ích nhất cho việc hiểu nhanh một giấy tờ lạ trước khi báo giá và báo thời gian cho khách: giấy này thuộc loại gì, dài bao nhiêu, có thuật ngữ chuyên ngành nào. Người dịch có thể che hết tên người, số giấy tờ, địa chỉ, rồi nhờ công cụ tóm tắt cấu trúc giấy. Câu lệnh mẫu: "Đây là nội dung một giấy tờ hành chính nước ngoài đã xoá thông tin cá nhân. Hãy cho biết đây có thể là loại giấy gì, liệt kê các phần chính và các thuật ngữ pháp lý cần tra kỹ khi dịch sang tiếng Việt."
AI không thay được việc tra thuật ngữ pháp lý của nước cấp. Chatbot có xu hướng trả lời theo hệ thống pháp luật phổ biến nhất trong dữ liệu của nó, thường là hệ thống của các nước nói tiếng Anh, kể cả khi giấy đến từ một nước khác. Một thuật ngữ về chế độ tài sản vợ chồng ở nước này có thể mang nghĩa khác hẳn ở nước khác.
Phần lời dịch cuối cùng do người dịch quyết, vì người ký cam đoan là người dịch. Và như mọi giấy tờ cá nhân khác, dữ liệu của khách không được đưa nguyên vào công cụ trực tuyến.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ nước ngoài có cần hợp pháp hoá trước khi dịch sang tiếng Việt không?
Thường là có, trừ khi giấy được miễn theo điều ước quốc tế, theo nguyên tắc có đi có lại hoặc cơ quan tiếp nhận không yêu cầu. Hợp pháp hoá trước giúp bản dịch có đủ cả nội dung các con dấu lãnh sự. Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ để chắc chắn.
Có thể dịch giấy tiếng Hàn qua bản tiếng Anh rồi sang tiếng Việt không?
Không nên với bản dịch có chứng thực. Người dịch cam đoan dịch chính xác nội dung giấy tờ gốc, nên phải dịch trực tiếp từ tiếng Hàn và đủ điều kiện dịch thứ tiếng đó. Dịch bắc cầu dễ phát sinh và nhân đôi lỗi.
Tên người nước ngoài trong bản dịch tiếng Việt có phiên âm không?
Thường không. Tên viết bằng chữ Latinh được giữ nguyên để khớp với hộ chiếu. Tên viết bằng chữ khác được chuyển sang cách viết Latinh như trên hộ chiếu của người đó, có thể giữ chữ gốc trong ngoặc để đối chiếu.
Ngày tháng kiểu Mỹ trong giấy tờ dịch sang tiếng Việt thế nào?
Chuyển sang thứ tự ngày, tháng, năm như cách viết tiếng Việt, nên ghi tên tháng hoặc ghi rõ để không ai nhầm ngày với tháng. Người dịch cần đặc biệt cẩn thận với những ngày dưới 13, vì cả hai cách đọc đều hợp lệ.
Giấy có tem apostille thì ở Việt Nam có cần hợp pháp hoá nữa không?
Theo thông tin tại thời điểm viết, Việt Nam chưa áp dụng cơ chế apostille, nên nhiều trường hợp vẫn cần hợp pháp hoá lãnh sự. Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ, vì đây là điểm có thể thay đổi. Dù vậy, nội dung tem vẫn phải được dịch.
Có nên dùng chatbot để dịch giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nước ngoài không?
Có thể dùng để hiểu cấu trúc giấy sau khi đã che thông tin cá nhân. Bản dịch nộp phải do người dịch đủ điều kiện làm và tự tra thuật ngữ, vì chatbot hay hiểu khái niệm theo hệ thống pháp luật của nước khác với nước cấp giấy.