Tên riêng, chức danh và chữ viết tắt là nhóm từ dễ bị dịch mỗi chỗ một kiểu nhất, vì chúng không có trong từ điển và mỗi tổ chức lại gọi theo cách riêng. Cách xử lý đúng là lập cho mỗi khách một bảng quy ước: tên nào giữ nguyên, tên nào dịch, dịch thế nào, lần đầu xuất hiện viết ra sao, và nguồn của từng quyết định.
Bài này tập trung vào tài liệu doanh nghiệp và tổ chức: hợp đồng, báo cáo, quy trình nội bộ, hồ sơ năng lực. Cách viết tên người và địa danh trên giấy tờ cá nhân để công chứng có quy tắc riêng, được bàn ở danh mục dịch công chứng của trang.
Vì sao tên riêng cần quy tắc riêng chứ không chỉ cần cẩn thận
Thuật ngữ chuyên môn thường có một cách dịch phổ biến trong ngành mà người đọc chấp nhận. Tên riêng thì không: tên tiếng Anh của một công ty Việt Nam là cái công ty đó đăng ký hoặc tự chọn, không phải cái bạn thấy hợp lý. Dịch "Công ty Cổ phần Thép An Phát" thành một tên tiếng Anh tự đặt, dù đúng ngữ pháp, có thể khiến đối tác nước ngoài không tìm ra công ty trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Chức danh còn phức tạp hơn. Cùng chữ "Giám đốc" có thể là người đứng đầu pháp nhân, người đứng đầu một khối, hay chỉ là trưởng một bộ phận lớn, tuỳ cơ cấu từng nơi. Chữ viết tắt thì một ký hiệu có thể mang nghĩa khác nhau ở hai phòng ban của cùng một khách.
Vì những lý do đó, không thể giải quyết tên riêng bằng sự cẩn thận của từng người dịch. Phải có quyết định được ghi lại một lần và áp cho mọi tài liệu. Phần mềm hỗ trợ dịch xử lý việc áp; phần quyết thì người dịch đề xuất và khách xác nhận.
Tên công ty, thương hiệu, sản phẩm: giữ, dịch hay ghi cả hai
Với mỗi loại tên, có ba lựa chọn cơ bản. Bảng dưới là nguyên tắc thường dùng; khách có quy định riêng thì theo khách.
| Loại tên | Cách thường dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tên công ty Việt Nam khi dịch sang tiếng Anh | Dùng tên tiếng Anh đã đăng ký hoặc khách đang dùng chính thức | Không tự đặt; hỏi khách hoặc xem giấy tờ khách cung cấp; không có tên tiếng Anh thì giữ tên tiếng Việt, có thể chú thích nghĩa |
| Tên công ty nước ngoài khi dịch sang tiếng Việt | Giữ nguyên tên gốc | Hậu tố loại hình như "Ltd.", "Inc." thường giữ nguyên trong văn bản pháp lý; văn bản phổ thông có thể bỏ |
| Thương hiệu, tên sản phẩm có đăng ký | Giữ nguyên, không dịch, không đổi viết hoa | Đưa vào bảng thuật ngữ với trạng thái "không dịch" |
| Tên dòng sản phẩm mô tả | Tuỳ chiến lược của khách: giữ hoặc dịch | Ví dụ giả định: "Smart Series" có thể giữ, "Outdoor Range" có thể dịch là "dòng ngoài trời"; phải chốt một lần |
| Tên dự án, chương trình nội bộ | Theo cách khách đã dùng trong thư từ | Dịch tên dự án mà nhân viên khách không nhận ra là lỗi nặng hơn để nguyên |
Khi lần đầu giữ nguyên một tên mà người đọc có thể không hiểu, cân nhắc thêm chú thích ngắn trong ngoặc ở lần xuất hiện đầu tiên. Các lần sau dùng tên trần. Quy ước này cũng phải ghi vào bảng, nếu không mỗi người dịch sẽ chú thích ở một chỗ khác nhau.
Chức danh: không có bảng tương đương một – một
Dịch theo chức năng, không theo chữ. Trước khi dịch "Director" hay "Giám đốc", hãy hỏi người đó đứng ở đâu trong sơ đồ tổ chức. Người đứng đầu điều hành pháp nhân, người phụ trách một khối và người phụ trách một vùng có thể đều gọi là "Director" ở công ty nước ngoài, nhưng ở công ty Việt Nam lại tương ứng với ba chức danh khác nhau.
Ưu tiên chức danh khách đã dùng. Danh thiếp, chữ ký thư, hồ sơ năng lực song ngữ của khách là nguồn tốt nhất. Nếu khách đã in "Deputy General Director" cho chức danh Phó Tổng giám đốc, dùng đúng như vậy dù bạn thấy cách khác tự nhiên hơn.
Chức danh gắn với pháp lý thì cẩn thận gấp đôi. Người đại diện theo pháp luật, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Kế toán trưởng là chức danh có nghĩa vụ pháp lý cụ thể. Trong hợp đồng, dịch sai chức danh có thể làm người đọc hiểu sai ai có thẩm quyền ký. Ghi chú chức năng pháp lý vào cột định nghĩa của bảng.
Chức danh trong cơ quan nhà nước theo cách gọi chính thức. Bộ Ngoại giao từng ban hành hướng dẫn dịch tên cơ quan và chức danh trong hệ thống hành chính nhà nước sang tiếng Anh, và nhiều cơ quan công bố tên tiếng Anh trên cổng thông tin của mình. Sau đợt sắp xếp bộ máy năm 2025, nhiều cơ quan đổi tên hoặc sáp nhập, nên luôn kiểm tên hiện hành trước khi dùng lại bảng cũ.
Đừng nâng hay hạ cấp chức danh. Dịch "Trưởng nhóm" thành "Manager" hay "Chuyên viên" thành "Specialist" kiểu "Senior" theo cảm tính là thay đổi nội dung. Nếu không chắc, hỏi khách; trong lúc chờ, dùng cách dịch sát nghĩa nhất và đánh dấu.
Tên cơ quan, địa danh hành chính và mốc 7/2025
Từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, Việt Nam còn 34 đơn vị hành chính cấp tỉnh và bỏ cấp huyện, chính quyền địa phương còn hai cấp. Với tài liệu doanh nghiệp, điều này ảnh hưởng tới địa chỉ trụ sở, nơi đăng ký, tên cơ quan cấp phép. Văn bản ký trước mốc này giữ nguyên địa danh cũ như trong bản gốc; bản dịch không tự cập nhật địa danh, vì làm vậy là sửa nội dung văn bản.
Văn bản mới soạn sau mốc này dùng địa danh mới. Khi một khách có cả tài liệu cũ và mới, bảng quy ước nên có hai dòng cho cùng một địa phương, ghi rõ áp dụng cho văn bản trước hay sau mốc. Với tên cơ quan nhà nước như sở, ban, uỷ ban cấp xã, cách dịch sang tiếng Anh nên lấy theo tên chính thức cơ quan đó công bố, hoặc theo hướng dẫn hiện hành nếu có.
Tên tỉnh, thành phố trong bản tiếng Anh thường viết không dấu và giữ chữ "Province", "City" theo cách khách đã dùng. Điều quan trọng là thống nhất: không để một tài liệu vừa có "Ho Chi Minh City", vừa có "HCMC", vừa có "Saigon" khi nói về cùng một nơi, trừ khi khách có lý do riêng.
Chữ viết tắt: lần đầu viết đủ, sau đó giữ một dạng
Chữ viết tắt là nguồn lỗi thầm lặng vì người dịch thường để nguyên mà không kiểm người đọc đích có hiểu không. Các quy tắc dưới đây nên ghi vào bảng quy ước của mỗi khách.
- Lần xuất hiện đầu tiên: viết đầy đủ, chữ viết tắt trong ngoặc; các lần sau dùng chữ viết tắt.
- Chữ viết tắt tiếng Anh đã phổ biến ở Việt Nam trong ngành có thể giữ nguyên trong bản tiếng Việt, nhưng vẫn giải thích ở lần đầu nếu người đọc không phải chuyên gia.
- Chữ viết tắt tiếng Việt như TNHH, CP, UBND khi dịch sang tiếng Anh nên viết ra dạng tương ứng, không để nguyên chữ tiếng Việt.
- Chữ viết tắt nội bộ của khách, như tên phòng ban hay mã quy trình, ghi vào bảng kèm dạng đầy đủ hai thứ tiếng; nếu khách muốn giữ nguyên trong bản dịch thì ghi rõ "không dịch".
- Một chữ viết tắt mang hai nghĩa trong cùng tài liệu: tách thành hai dòng trong bảng, mỗi dòng có câu ngữ cảnh.
- Tránh tự sáng tạo chữ viết tắt tiếng Việt mới cho cụm tiếng Anh dài; người đọc không có cách tra.
Khi nhờ AI liệt kê chữ viết tắt trong tài liệu, hãy yêu cầu nó trích luôn câu có chữ đó và dạng đầy đủ nếu văn bản có ghi. Chỗ nào AI tự điền dạng đầy đủ mà văn bản không ghi thì đánh dấu để hỏi khách, đừng tin ngay.
Tên người trong tài liệu doanh nghiệp
Trong hợp đồng và văn bản chính thức, tên người Việt trong bản tiếng Anh thường giữ thứ tự họ, tên đệm, tên như giấy tờ tuỳ thân. Có viết dấu hay không tuỳ quy ước của khách và loại văn bản; điều cần thiết là cùng một người phải được viết giống hệt nhau trong toàn bộ tài liệu, khớp với giấy tờ họ dùng để ký.
Trong thư từ, báo cáo nội bộ, cách gọi "anh Minh", "chị Lan" khi dịch sang tiếng Anh cần quy ước: dùng tên kèm Mr. hoặc Ms., hay chỉ dùng tên. Ngược lại, khi dịch thư tiếng Anh sang tiếng Việt, "Mr. Smith" có thể để nguyên hoặc thành "ông Smith" tuỳ giọng văn khách muốn. Một quy ước đơn giản ghi trong bảng tránh được cảnh cùng một thư vừa "ông Smith" vừa "anh Smith".
Tên người là dữ liệu cá nhân. Khi dùng AI hỗ trợ rà soát tên, hãy thay tên thật bằng mã như Người 1, Người 2 trong bản đưa vào công cụ; để kiểm cách viết tên thật, dùng chức năng tìm kiếm trên máy của bạn.
Lập bảng quy ước tên riêng cho một khách
Bảng quy ước tên riêng có thể là một tab riêng trong bảng thuật ngữ. Trình tự gọn:
- Thu thập tài liệu đã có của khách ở cả hai thứ tiếng: hồ sơ năng lực, website, danh thiếp, mẫu chữ ký thư, giấy tờ đăng ký nếu khách cho xem.
- Liệt kê tên công ty, công ty con, đối tác thường gặp, phòng ban, chức danh, sản phẩm, dự án, địa danh, chữ viết tắt.
- Ghi cách khách đã dùng, nguồn, và chỗ còn lộn xộn giữa các tài liệu cũ.
- Gửi khách danh sách chỗ lộn xộn, đề xuất một cách cho mỗi mục.
- Sau khi khách chốt, nhập vào phần mềm với trạng thái đã duyệt, đánh dấu mục "không dịch".
- Gửi bảng cho mọi người dịch trong dự án, kèm lưu ý mục nào hay sai nhất.
Với khách lớn, bảng này dùng lại được rất lâu và là một trong những thứ khiến khách muốn quay lại với cùng người dịch: họ không phải sửa lại tên công ty mình ở mỗi bản giao.
Câu hỏi thường gặp
Công ty khách không có tên tiếng Anh chính thức thì dịch thế nào?
Hỏi khách trước. Nếu khách không có và không muốn đặt, giữ tên tiếng Việt, có thể bỏ dấu theo quy ước, kèm chú thích loại hình doanh nghiệp bằng tiếng Anh. Không tự đặt tên tiếng Anh mới cho khách trong văn bản chính thức.
Có nên dịch tên phòng ban sang tiếng Anh không?
Thường có, vì người đọc tiếng Anh cần hiểu chức năng của phòng ban. Nhưng dùng cách khách đã dùng trên sơ đồ tổ chức hoặc tài liệu song ngữ cũ. Nếu chưa có, đề xuất cách dịch theo chức năng và xin khách xác nhận.
Chức danh trong văn bản cũ khác văn bản mới thì xử lý sao?
Mỗi văn bản giữ đúng chức danh tại thời điểm ký. Bảng quy ước ghi cả hai cách kèm thời điểm áp dụng. Bản dịch không tự cập nhật chức danh theo cơ cấu mới vì như vậy làm sai lệch nội dung văn bản.
Tên tỉnh trước sáp nhập trong hợp đồng cũ có cần chú thích tên mới không?
Bản dịch nên giữ đúng địa danh trong bản gốc. Nếu khách yêu cầu giúp người đọc hiểu, có thể thêm chú thích của người dịch, ghi rõ là chú thích, không đưa vào thân văn bản. Hỏi khách trước khi thêm.
Chữ viết tắt tiếng Anh đã quen dùng có cần giải thích không?
Tuỳ người đọc. Tài liệu cho chuyên gia trong ngành có thể để nguyên. Tài liệu cho người đọc phổ thông hoặc cơ quan nhà nước nên viết đầy đủ ở lần đầu. Ghi quyết định vào bảng quy ước để áp thống nhất.
Ai chịu trách nhiệm nếu tên công ty bị dịch sai trong hợp đồng?
Người dịch chịu trách nhiệm về bản dịch mình giao, nên cần lưu lại nguồn và xác nhận của khách cho các tên quan trọng. Câu hỏi về hệ quả pháp lý của sai sót trong hợp đồng là việc của luật sư; bạn có thể tham khảo AI Cố Vấn để hiểu hướng xử lý chung.