Bảng thuật ngữ của một dự án dịch là danh sách những từ và cụm từ mà cả dự án phải dịch thống nhất, mỗi mục có bản dịch đã duyệt, nguồn đối chiếu và ghi chú cách dùng. Nó không cần dài: một bảng 80 đến 200 mục được chọn kỹ thường hữu ích hơn một bảng ba nghìn dòng chép từ từ điển.
Bảng tốt được làm trước khi dịch phần lớn văn bản, được khách xác nhận, và được cập nhật trong suốt dự án. Phần dưới đi qua từng việc: chọn mục nào, đặt những cột gì, tìm nguồn ở đâu, duyệt với khách ra sao và giữ bảng sống sau khi dự án kết thúc.
Bảng thuật ngữ khác từ điển chuyên ngành ở chỗ nào
Từ điển chuyên ngành cho bạn các nghĩa có thể có của một từ trong một lĩnh vực. Bảng thuật ngữ dự án chọn một nghĩa duy nhất cho đúng khách đó, đúng tài liệu đó, và ghi lại quyết định. Ví dụ giả định: "commissioning" trong ngành điện có thể dịch là "chạy thử nghiệm thu", "đưa vào vận hành" hay "nghiệm thu chạy thử". Từ điển liệt kê cả ba; bảng thuật ngữ của nhà máy khách chỉ ghi một, vì hồ sơ nội bộ của họ đã dùng cách đó nhiều năm.
Vì là quyết định, bảng thuật ngữ cần người chịu trách nhiệm. Người dịch đề xuất, chuyên gia nội dung của khách xác nhận, quản lý dự án giữ bản chính. Khi không có ai xác nhận, bảng chỉ là ý kiến của một người, và người dịch sau có quyền nghi ngờ nó.
Bảng thuật ngữ cũng không phải bản dịch từng câu. Nó không lưu cách dựng câu, chỉ lưu đơn vị từ vựng. Phần câu do bộ nhớ dịch đảm nhiệm. Giữ hai thứ tách biệt giúp bạn sửa đúng chỗ khi có lỗi.
Chọn mục nào đưa vào bảng, mục nào bỏ ra
Câu hỏi khó nhất không phải dịch thế nào mà là đưa cái gì vào. Bảng phình to vì những mục không cần thiết thì người dịch sẽ thôi tra. Các tiêu chí dưới đây giúp lọc.
- Đưa vào: thuật ngữ chuyên môn có nhiều cách dịch và khách cần một cách thống nhất.
- Đưa vào: tên sản phẩm, tên tính năng, tên phòng ban, chức danh nội bộ của khách, kèm quyết định dịch hay giữ nguyên.
- Đưa vào: từ thông thường nhưng mang nghĩa riêng trong tài liệu, ví dụ giả định "member" trong quy chế một hiệp hội nghĩa là "hội viên", không phải "thành viên".
- Đưa vào: chữ viết tắt xuất hiện nhiều lần, kèm dạng đầy đủ ở cả hai ngôn ngữ.
- Đưa vào: thuật ngữ khách đặc biệt không muốn dùng, ghi rõ là cấm.
- Bỏ ra: từ phổ thông chỉ có một cách dịch hiển nhiên, như "temperature" là "nhiệt độ".
- Bỏ ra: từ chỉ xuất hiện một lần và không có tranh cãi.
- Bỏ ra: cả câu dài; đó là việc của bộ nhớ dịch.
Một mẹo thực tế: nếu bạn phải dừng lại tra một từ quá mười giây, hoặc hai người dịch trong nhóm dịch nó khác nhau, từ đó xứng đáng có một dòng trong bảng.
Các cột nên có trong bảng thuật ngữ
Bảng có thể nằm trong phần mềm hỗ trợ dịch hoặc đơn giản là một bảng tính. Dù ở đâu, các cột dưới đây giúp người dùng sau hiểu được vì sao một mục được dịch như vậy.
| Cột | Ghi gì | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Thuật ngữ nguồn | Dạng gốc, số ít, không viết hoa trừ tên riêng | pressure relief valve |
| Thuật ngữ đích | Bản dịch đã chọn, chỉ một phương án | van xả áp |
| Loại từ | Danh từ, động từ, tính từ; giúp phân biệt cùng chữ khác nghĩa | danh từ |
| Định nghĩa hoặc ngữ cảnh | Một câu giải thích, hoặc câu gốc nơi từ xuất hiện | Van tự mở khi áp suất trong bình vượt mức cài đặt |
| Nguồn đối chiếu | Tài liệu cũ của khách, tiêu chuẩn, văn bản pháp quy, chuyên gia | Sổ tay vận hành bản tiếng Việt năm trước của khách |
| Trạng thái | Đề xuất, đã duyệt, cấm dùng, lỗi thời | đã duyệt |
| Ghi chú dùng | Biến thể số nhiều, viết hoa, cách xử lý khi đứng đầu câu | Không viết tắt thành "van XA" |
| Người và ngày | Ai đề xuất, ai duyệt, ngày nào | Người dịch B đề xuất, kỹ sư C duyệt |
Cột trạng thái là cột hay bị bỏ nhất mà lại quan trọng nhất. Không có nó, người dịch không phân biệt được mục đã được khách chốt với mục chỉ là gợi ý của ai đó trong nhóm. Cột nguồn quan trọng thứ hai: khi khách hỏi vì sao chọn chữ này, bạn trả lời được bằng tài liệu chứ không bằng cảm giác.
Lấy bản dịch từ đâu để đáng tin
Tài liệu cũ của chính khách. Sổ tay, website tiếng Việt, hợp đồng đã ký, thông cáo đã phát hành. Cách khách đã dùng thường quan trọng hơn cách "đúng" theo từ điển, vì nhân viên và khách hàng của họ đã quen. Nếu tài liệu cũ dùng một từ rõ ràng sai, bạn ghi chú và hỏi khách, không tự đổi.
Văn bản pháp quy và tiêu chuẩn Việt Nam. Với thuật ngữ có trong luật, nghị định, tiêu chuẩn quốc gia, hãy ưu tiên cách gọi trong văn bản đó và ghi tên văn bản vào cột nguồn. Văn bản có thể được sửa đổi, nên khi dùng lại bảng cho dự án mới, kiểm xem văn bản còn hiệu lực không.
Tài liệu song ngữ của tổ chức chuyên ngành. Hiệp hội nghề nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức quốc tế có văn phòng tại Việt Nam thường phát hành tài liệu hai thứ tiếng. Đây là nguồn đối chiếu tốt cho thuật ngữ chung của ngành.
Chuyên gia nội dung. Kỹ sư, dược sĩ, kế toán bên khách là người quyết định cuối cùng với thuật ngữ mơ hồ. Gửi họ câu hỏi ngắn, có ngữ cảnh, có hai phương án để chọn, thay vì hỏi chung "từ này dịch sao".
AI chỉ là nguồn gợi ý. Chatbot có thể đề xuất nhanh vài phương án và giải thích sắc thái, nhưng nó có thể đưa ra cách dịch nghe hợp lý mà ngành không dùng. Mọi gợi ý từ AI phải được đối chiếu với ít nhất một nguồn ở trên trước khi chuyển sang trạng thái đã duyệt.
Quy trình duyệt bảng thuật ngữ với khách
Duyệt sớm tốn ít công nhất. Nếu bạn dịch xong rồi mới hỏi, mỗi thay đổi kéo theo việc sửa hàng chục chỗ. Trình tự dưới đây phù hợp với dự án vài chục đến vài trăm trang.
- Đọc lướt toàn bộ tài liệu nguồn, đánh dấu ứng viên thuật ngữ; có thể dùng AI hỗ trợ trích danh sách, sau khi đã che tên người và thông tin bí mật của khách.
- Lọc theo tiêu chí ở trên, gom trùng, đưa về dạng gốc.
- Điền bản dịch đề xuất và nguồn đối chiếu cho từng mục; mục chưa chắc ghi hai phương án.
- Gửi khách bảng đã sắp xếp theo mức ưu tiên: mục ảnh hưởng nhiều trang lên đầu, mục cần chuyên gia quyết đánh dấu riêng.
- Đặt hạn trả lời rõ ràng; mục nào quá hạn chưa có ý kiến thì dùng phương án đề xuất và ghi "tạm dùng" để khách biết.
- Cập nhật trạng thái sau khi khách trả lời, khoá các mục đã duyệt để người dịch không tự sửa.
- Trong lúc dịch, mục mới phát sinh gom lại gửi theo đợt, mỗi đợt một lần, đừng gửi lẻ từng từ.
Lưu toàn bộ thư trao đổi về thuật ngữ cùng thư mục dự án. Khi có tranh cãi sau này, thư xác nhận của khách là căn cứ rõ nhất.
Thuật ngữ cấm, thuật ngữ giữ nguyên và cách ghi vào bảng
Ngoài những mục cần dịch, bảng còn chứa hai loại đặc biệt. Loại thứ nhất là thuật ngữ cấm: những cách dịch khách không muốn thấy, có thể vì nghe tiêu cực, vì trùng tên đối thủ, hay vì đã lỗi thời trong ngành. Ví dụ giả định: một công ty bảo hiểm muốn dùng "người được bảo hiểm" và cấm "người mua bảo hiểm" khi nói về cùng một đối tượng, vì hai khái niệm khác nhau về pháp lý trong hợp đồng của họ. Ghi rõ dòng cấm, kèm phương án thay thế.
Loại thứ hai là thuật ngữ giữ nguyên, không dịch: tên thương hiệu, tên sản phẩm có đăng ký, một số mã lỗi, tên lệnh trong phần mềm. Ghi vào bảng với bản đích giống bản nguồn và trạng thái "không dịch", để người dịch mới không tốt bụng Việt hoá chúng. Cũng ghi luôn quy tắc khi lần đầu xuất hiện có cần chú thích tiếng Việt trong ngoặc hay không.
Hai loại này đặc biệt hữu ích khi bạn dùng dịch máy làm nháp, vì công cụ dịch máy hay dịch luôn tên sản phẩm hoặc chọn đúng chữ khách cấm. Phần mềm kiểm chất lượng có thể quét bản dịch theo danh sách cấm và báo ngay.
Giữ bảng sống sau khi dự án kết thúc
Bảng thuật ngữ chết dần nếu không ai chăm. Sau mỗi dự án, dành thời gian rà các mục ở trạng thái "tạm dùng" và hỏi lại khách một lần. Mục nào khách đổi ý thì đánh dấu lỗi thời, đừng xoá, vì tài liệu cũ vẫn dùng cách cũ và người đọc có thể cần đối chiếu.
Một việc nhỏ nhưng đáng làm: sau khi giao bài, đếm xem trong vòng đọc chéo có bao nhiêu lỗi thuật ngữ, rơi vào những mục nào. Mục bị sai nhiều lần thường là mục có ghi chú mơ hồ hoặc thiếu ngữ cảnh. Viết lại ghi chú cho rõ, thêm một câu ví dụ, và lần sau người dịch sẽ ít vấp hơn. Bảng thuật ngữ tốt lên theo từng dự án theo đúng cách đó, chứ không phải nhờ thêm thật nhiều dòng.
Ghi số phiên bản và ngày cập nhật ở đầu bảng. Khi bạn gửi bảng cho người dịch phụ hoặc công ty đối tác, ghi rõ đang gửi phiên bản nào. Tránh tình trạng ba người cầm ba bản khác nhau, mỗi bản đúng ở một thời điểm.
Cuối cùng, bảng thuật ngữ làm từ tài liệu của khách là thông tin của khách. Lưu ở nơi có kiểm soát truy cập, không đăng lên nhóm chung, không dán toàn bộ vào chatbot công cộng. Khi cần nhờ AI rà bảng, chỉ đưa vào những cột không lộ thông tin riêng và đã thay tên sản phẩm chưa công bố bằng ký hiệu.
Câu hỏi thường gặp
Bảng thuật ngữ nên làm bằng bảng tính hay trong phần mềm hỗ trợ dịch?
Bảng tính dễ chia sẻ với khách và chuyên gia không quen phần mềm dịch. Phần mềm hỗ trợ dịch thì hiện thuật ngữ ngay khi bạn dịch và kiểm được tự động. Cách hay gặp là duyệt trên bảng tính rồi nhập vào phần mềm, giữ bảng tính làm bản gốc.
Một dự án nhỏ vài trang có cần bảng thuật ngữ không?
Nếu khách sẽ quay lại hoặc tài liệu có nhiều tên riêng, nên có một bảng nhỏ chục mục. Nó mất ít thời gian nhưng giúp lần sau bạn dịch giống lần trước. Nếu là việc một lần với nội dung phổ thông, có thể bỏ qua.
Khách không trả lời bảng thuật ngữ thì làm sao?
Dùng phương án bạn đề xuất có nguồn rõ ràng, ghi trạng thái "tạm dùng" và thông báo cho khách bằng văn bản rằng các mục đó sẽ được áp dụng nếu không có ý kiến trước một ngày cụ thể. Như vậy trách nhiệm được phân định rõ.
Có nên ghi nhiều phương án dịch cho một mục không?
Trong giai đoạn đề xuất thì có, để khách chọn. Sau khi duyệt, mỗi mục chỉ nên còn một phương án cho mỗi nghĩa. Nếu một từ có hai nghĩa trong tài liệu, tách thành hai dòng với ngữ cảnh riêng, đừng để hai bản dịch trên cùng một dòng.
Làm sao biết bảng thuật ngữ đã đủ?
Không có điểm đủ tuyệt đối. Dấu hiệu tốt là người dịch hiếm khi phải dừng tra, các lỗi thuật ngữ trong vòng đọc chéo giảm rõ, và câu hỏi gửi khách chủ yếu là mục mới phát sinh chứ không phải mục đã có mà chưa rõ.
Bảng thuật ngữ cũ của khách có lỗi thì có nên sửa?
Không tự sửa. Ghi chú lỗi bạn thấy, nêu lý do và nguồn, gửi khách quyết định. Khách có thể có lý do giữ cách cũ, như đồng bộ với bao bì đã in hay hồ sơ đã nộp cơ quan nhà nước.