Khi ký hợp đồng dịch thuật hoặc thoả thuận bảo mật, người dịch tự do cần đọc kỹ sáu nhóm điều khoản: phạm vi công việc, thời hạn và sửa bài, thanh toán, bảo mật, việc dùng công cụ dịch máy và AI, và giới hạn trách nhiệm. Đây là những chỗ thường phát sinh tranh chấp, và cũng là chỗ thời AI làm thay đổi nhiều nhất.
Bài viết từ góc người làm dịch, giúp bạn hiểu điều khoản để hỏi lại hoặc đề nghị sửa. Bài không thay cho tư vấn pháp lý cho từng hợp đồng cụ thể; với hợp đồng giá trị lớn hoặc điều khoản phức tạp, nên hỏi luật sư, hoặc tham khảo trang AI Cố Vấn của hệ thống để được định hướng ban đầu.
Vì sao người dịch tự do cần hợp đồng bằng văn bản
Nhiều việc dịch nhỏ được giao qua tin nhắn: khách gửi tệp, bạn báo giá, khách đồng ý, xong. Với việc vài trang, cách đó có thể chấp nhận. Nhưng khi dự án lớn, kéo dài, có tài liệu nhạy cảm, hoặc khách là doanh nghiệp có quy trình mua hàng, thiếu văn bản rõ ràng là nguồn của hầu hết tranh chấp: khách cho rằng giá đã bao gồm định dạng lại, bạn cho rằng không; khách đòi sửa lần thứ năm miễn phí; khách chậm thanh toán vì "chưa nghiệm thu".
Hợp đồng không cần dài. Một bản thoả thuận hai trang nêu đủ các điểm chính đã bảo vệ cả hai bên tốt hơn nhiều so với không có gì. Với khách thường xuyên, có thể ký một hợp đồng khung một lần, sau đó mỗi dự án chỉ cần đơn đặt hàng ngắn ghi khối lượng, giá, hạn giao.
Hợp đồng cũng là nơi thể hiện sự chuyên nghiệp. Khách doanh nghiệp đánh giá cao người dịch chủ động đề nghị văn bản rõ ràng, vì điều đó cho thấy người đó nghiêm túc về trách nhiệm và bảo mật.
Sáu nhóm điều khoản và câu hỏi cần đặt ra
Bảng dưới gom các điều khoản hay gặp thành sáu nhóm. Khi đọc một hợp đồng, đi lần lượt từng nhóm và tự trả lời câu hỏi ở cột giữa.
| Nhóm điều khoản | Câu hỏi người dịch nên tự đặt | Điểm hay gây tranh chấp |
|---|---|---|
| Phạm vi công việc | Dịch những phần nào, có bao gồm định dạng, hình ảnh có chữ, phụ lục không? | Khách gửi thêm tài liệu và coi là nằm trong giá cũ |
| Thời hạn và sửa bài | Hạn giao tính từ lúc nào, có mấy vòng sửa miễn phí, sửa trong bao lâu? | Sửa theo ý thích khác với sửa lỗi dịch |
| Thanh toán | Bao giờ được thanh toán, nghiệm thu thế nào, chậm thì sao? | Nghiệm thu kéo dài vô thời hạn |
| Bảo mật | Thông tin nào là mật, lưu trữ thế nào, khi nào phải xoá, nghĩa vụ kéo dài bao lâu? | Phạm vi bảo mật quá rộng, không có thời hạn |
| Dùng công cụ dịch máy và AI | Có được dùng không, loại nào, với điều kiện gì? | Hợp đồng cấm hoàn toàn trong khi người dịch quen dùng |
| Trách nhiệm | Người dịch chịu trách nhiệm đến mức nào nếu bản dịch có lỗi? | Không có giới hạn trách nhiệm, bồi thường thiệt hại gián tiếp |
Nếu hợp đồng thiếu nhóm nào, đó không phải là lợi thế cho bạn; khoảng trống thường được giải thích theo cách có lợi cho bên mạnh hơn khi xảy ra chuyện.
Phạm vi, sửa bài và nghiệm thu: viết sao cho rõ
Phạm vi nên gắn với tệp cụ thể. Ghi rõ tên tệp, số trang hoặc số từ đã đếm, phiên bản bản gốc. Thay đổi bản gốc sau khi ký là phát sinh, tính riêng.
Phân biệt sửa lỗi và sửa theo ý thích. Sửa lỗi dịch sai, sót, sai thuật ngữ đã thống nhất là trách nhiệm của người dịch, không tính thêm phí. Sửa vì khách đổi ý về giọng văn, đổi thuật ngữ sau khi đã duyệt, thêm nội dung mới thì nên tính theo giờ hoặc báo giá bổ sung.
Đặt thời hạn phản hồi. Ví dụ: khách có một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận bài để gửi yêu cầu sửa; quá thời hạn đó coi như đã nghiệm thu. Điều này tránh tình trạng một năm sau khách mới đòi sửa.
Nghiệm thu gắn với thanh toán. Ghi rõ thanh toán trong bao lâu sau khi giao bài hoặc sau khi nghiệm thu, và nghiệm thu không được kéo dài quá một mốc cụ thể.
Thoả thuận bảo mật: những điểm cần đọc kỹ
Thoả thuận bảo mật bảo vệ khách, và đó là điều chính đáng. Nhưng người dịch cần hiểu mình cam kết điều gì để làm đúng được. Những điểm nên chú ý:
- Định nghĩa thông tin mật: có bao gồm mọi tài liệu khách gửi, kể cả thư trao đổi, hay chỉ những tài liệu được đánh dấu mật.
- Cách lưu trữ: có yêu cầu mã hoá, không dùng dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân, không lưu trên máy dùng chung không.
- Chia sẻ với người khác: bạn có được nhờ người đọc soát, chuyển một phần cho đồng nghiệp không; nếu có, họ phải ký cam kết tương tự.
- Xoá dữ liệu: phải xoá tài liệu và bộ nhớ dịch sau bao lâu, có cần xác nhận bằng văn bản không.
- Thời hạn nghĩa vụ: nghĩa vụ bảo mật kéo dài bao lâu sau khi kết thúc dự án.
- Dùng công cụ trực tuyến: nhiều thoả thuận cấm đưa tài liệu lên bất kỳ dịch vụ trực tuyến nào, kể cả dịch máy và chatbot.
- Hậu quả vi phạm: mức bồi thường, có giới hạn hay không.
Nếu một điều khoản bạn không thể tuân thủ trong thực tế, chẳng hạn bạn chỉ có một máy tính dùng chung với gia đình, hãy nói ra và điều chỉnh cách làm hoặc điều khoản trước khi ký. Ký rồi không làm được là vi phạm.
Điều khoản về dịch máy và AI: chỗ thay đổi nhiều nhất
Hợp đồng dịch thuật soạn cách đây vài năm thường không nhắc gì đến AI. Hợp đồng mới thì có ba kiểu phổ biến: cấm hoàn toàn mọi công cụ dịch máy và AI; cho phép với điều kiện, ví dụ chỉ công cụ chạy cục bộ hoặc công cụ có cam kết không lưu dữ liệu, sau khi che thông tin; hoặc yêu cầu rõ là biên tập bản máy do khách cung cấp.
Người dịch cần đọc kỹ kiểu nào đang áp dụng và làm đúng. Nếu hợp đồng cấm mà bạn vẫn dùng chatbot để dịch nháp, đó là vi phạm dù bản dịch cuối có tốt đến đâu, và có thể làm lộ tài liệu của khách. Nếu bạn thấy cấm hoàn toàn là không hợp lý với tài liệu đó, hãy trao đổi và đề nghị điều kiện cụ thể thay vì lặng lẽ làm khác.
Ngược lại, khi khách giao bản máy để biên tập, nên có điều khoản nói rõ mức biên tập, vì trách nhiệm của bạn với bản biên tập nhẹ khác với bản dịch đầy đủ. Ghi rõ điều đó giúp tránh tình huống khách trả phí biên tập nhẹ nhưng kỳ vọng chất lượng bản dịch người làm từ đầu.
Cũng nên có điều khoản về việc bạn có được dùng bộ nhớ dịch, bảng thuật ngữ tạo ra trong dự án cho việc khác không. Thông thường chúng thuộc về khách hoặc phải được xoá cùng tài liệu; dùng lại cho khách khác khi chưa được phép là vi phạm bảo mật.
Giới hạn trách nhiệm: người dịch chịu tới đâu
Người dịch chịu trách nhiệm về bản dịch của mình, đó là điều hiển nhiên. Câu hỏi là chịu tới đâu. Một lỗi dịch trong tờ giới thiệu sản phẩm có thể khiến khách mất một đơn hàng; một lỗi trong hồ sơ thầu có thể khiến hồ sơ bị loại. Nếu hợp đồng không giới hạn, về lý thuyết người dịch có thể bị đòi bồi thường những khoản lớn hơn rất nhiều so với tiền dịch đã nhận.
Cách tiếp cận phổ biến trong hợp đồng dịch vụ là giới hạn trách nhiệm ở mức tương ứng với giá trị dự án, loại trừ thiệt hại gián tiếp như mất lợi nhuận, và ràng buộc trách nhiệm sửa lỗi miễn phí trong một thời hạn. Đây là điểm nên thương lượng, nhất là khi bạn nhận tài liệu pháp lý, y tế hay kỹ thuật có rủi ro cao. Cụ thể điều khoản nào có hiệu lực, giới hạn đến đâu là hợp lệ, phụ thuộc quy định pháp luật hiện hành và cần hỏi người có chuyên môn pháp lý.
Ngoài hợp đồng, quy trình làm việc là lớp bảo vệ thực tế nhất. Lưu lại thư trao đổi về thuật ngữ khách đã duyệt, ghi chú những chỗ bản gốc không rõ mà bạn đã hỏi, giữ các phiên bản bản dịch đã giao. Khi có tranh chấp, những bằng chứng đó cho thấy bạn đã làm đúng mức cẩn trọng nghề nghiệp. Với tài liệu mà khách dùng để ra quyết định quan trọng, nên khuyến nghị bằng văn bản rằng khách cần chuyên gia nội dung đọc lại trước khi dùng.
Trước khi ký: danh sách kiểm tra cho người dịch
Danh sách dưới đây giúp bạn rà một hợp đồng hay thoả thuận bảo mật trong khoảng mười lăm phút.
- Đọc toàn bộ, kể cả phụ lục và điều khoản tham chiếu đến quy định khác của khách.
- Đánh dấu mọi điều khoản về bảo mật, dùng công cụ, quyền đối với bản dịch, bồi thường.
- Tự hỏi với từng điều khoản: trong thực tế mình có làm được không, nếu vi phạm thì hậu quả là gì.
- Kiểm tra có giới hạn trách nhiệm không. Hợp đồng bắt người dịch bồi thường mọi thiệt hại, kể cả gián tiếp, không giới hạn là điểm nên đề nghị sửa.
- Ghi các câu hỏi và đề nghị sửa bằng văn bản, gửi khách trước khi ký.
- Lưu bản hợp đồng đã ký cùng thư trao đổi về phạm vi, giá, hạn giao.
- Với hợp đồng lớn hoặc điều khoản bạn không hiểu, hỏi luật sư trước khi ký.
Đề nghị sửa hợp đồng không làm bạn mất khách nếu bạn đưa ra lý do cụ thể và phương án hợp lý. Khách chuyên nghiệp quen với việc thương lượng điều khoản.
Câu hỏi thường gặp
Việc dịch nhỏ có cần hợp đồng không?
Với việc vài trang, thư điện tử hoặc tin nhắn xác nhận rõ khối lượng, giá, hạn giao, số vòng sửa và cách thanh toán thường đủ làm bằng chứng thoả thuận. Với việc lớn, kéo dài hoặc có tài liệu nhạy cảm, nên có hợp đồng hoặc ít nhất một bản thoả thuận ký xác nhận.
Người dịch có quyền gì đối với bản dịch mình làm?
Quyền đối với bản dịch là vấn đề sở hữu trí tuệ, phụ thuộc quy định hiện hành và thoả thuận giữa các bên. Thông thường hợp đồng dịch thuật quy định khách được toàn quyền sử dụng bản dịch sau khi thanh toán. Nếu bạn muốn giữ quyền nào, chẳng hạn dùng làm bài mẫu, phải ghi rõ trong hợp đồng.
Ký thoả thuận bảo mật rồi có được nhờ người đọc soát không?
Phụ thuộc điều khoản về chia sẻ với bên thứ ba. Nhiều thoả thuận chỉ cho phép khi người đó cũng ký cam kết bảo mật tương đương và khách được biết trước. Nếu thoả thuận không nói rõ, hãy hỏi khách bằng văn bản trước khi chia sẻ tài liệu.
Hợp đồng cấm dùng AI thì có được dùng chatbot tra thuật ngữ không?
Nếu bạn chỉ hỏi về một thuật ngữ chung, không dán nội dung tài liệu của khách, rủi ro bảo mật thấp hơn nhiều. Tuy vậy, cách hiểu điều khoản phụ thuộc câu chữ cụ thể. Cách an toàn là hỏi khách rõ phạm vi cấm, và ghi lại câu trả lời bằng văn bản.
Khách chậm thanh toán thì người dịch nên làm gì?
Trước hết nhắc nhở lịch sự bằng văn bản, dẫn điều khoản thanh toán đã thoả thuận. Nếu kéo dài, có thể tạm dừng nhận việc mới từ khách đó. Với khoản lớn và khách không hợp tác, nên tham khảo luật sư về các bước tiếp theo theo quy định hiện hành.
Có mẫu hợp đồng dịch thuật dùng chung không?
Có nhiều mẫu tham khảo từ hiệp hội nghề và tài liệu hướng dẫn, nhưng không mẫu nào phù hợp mọi trường hợp. Nên dùng mẫu làm khung, rồi điều chỉnh theo mảng, loại khách và cách làm việc của bạn. Với hợp đồng quan trọng, nhờ luật sư rà trước khi dùng lâu dài.