Hợp đồng song ngữ Anh – Việt là hợp đồng có cả hai bản ngôn ngữ trong cùng một văn bản, thường kèm một điều khoản nói rõ khi hai bản khác nhau thì bản nào được ưu tiên. Việc của người dịch là làm cho hai bản nói cùng một điều đến mức tối đa, trình bày để người ký dễ đối chiếu, và dịch chính điều khoản ngôn ngữ cho chính xác. Chọn bản nào ưu tiên là quyết định của các bên và luật sư của họ, không phải của người dịch.
Bài này dành cho người dịch và nhân viên pháp chế được giao dựng bản song ngữ từ một hợp đồng tiếng Anh có sẵn, hoặc ngược lại. Phần cuối bàn cách giữ hai bản khớp nhau khi hợp đồng bị sửa nhiều vòng, nơi phần lớn sai lệch thật sự xảy ra.
Ba kiểu trình bày phổ biến
Cách trình bày quyết định người ký có đối chiếu được hai bản hay không. Mỗi kiểu có chỗ mạnh, chỗ yếu; hãy hỏi khách trước khi bắt đầu, vì đổi kiểu trình bày giữa chừng tốn rất nhiều công.
| Kiểu | Mô tả | Hợp khi nào | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|---|
| Hai cột | Tiếng Anh bên trái, tiếng Việt bên phải, từng điều khoản thẳng hàng | Hợp đồng dưới vài chục trang, người ký cần đối chiếu từng câu | Hai cột phải luôn thẳng hàng theo điều khoản; dùng bảng không viền để giữ |
| Xen kẽ từng đoạn | Mỗi đoạn tiếng Anh theo sau là đoạn tiếng Việt, thường in nghiêng | Văn bản có nhiều bảng, phụ lục, khó chia cột | Phải phân biệt rõ hai ngôn ngữ bằng định dạng nhất quán |
| Hai phần riêng | Toàn bộ bản tiếng Anh, sau đó toàn bộ bản tiếng Việt | Hợp đồng rất dài, hoặc khi mỗi bên chủ yếu đọc một ngôn ngữ | Khó đối chiếu; nên đánh số điều khoản giống hệt nhau ở hai phần |
Kiểu hai cột phổ biến nhất trong hợp đồng thương mại có yếu tố nước ngoài ở Việt Nam, vì người đọc chỉ cần nhìn ngang là thấy câu tương ứng. Với điện thoại hay màn hình nhỏ thì khó đọc, nên nếu khách thường duyệt trên điện thoại, hãy gửi kèm một bản xem trước dạng xen kẽ.
Điều khoản ngôn ngữ: dịch đúng câu quan trọng nhất
Gần như mọi hợp đồng song ngữ có một điều khoản ngôn ngữ, đại ý: hợp đồng được lập bằng tiếng Anh và tiếng Việt; trường hợp có sự khác biệt giữa hai bản, bản tiếng Anh (hoặc tiếng Việt) được ưu tiên áp dụng. Có hợp đồng lại quy định hai bản có giá trị ngang nhau. Đây là câu duy nhất trong hợp đồng nói về chính quan hệ giữa hai bản, nên dịch sai câu này là sai ở tầng cao nhất.
Những chỗ cần đọc kỹ: bản nào được nêu là ưu tiên, "prevail" hay "control" hay "govern" được dùng, có phân biệt "discrepancy" (khác biệt) với "conflict" (mâu thuẫn) không, và điều khoản có áp dụng cho cả phụ lục, thông báo, tài liệu đi kèm hay chỉ thân hợp đồng. Mỗi chi tiết đều phải xuất hiện đủ trong bản tiếng Việt, không gộp, không lược.
Một tình huống hay gặp: bản tiếng Anh nói bản tiếng Anh ưu tiên, nhưng bản tiếng Việt do một người khác dịch lại nói bản tiếng Việt ưu tiên, hoặc nói hai bản ngang nhau. Hai câu mâu thuẫn ngay trong điều khoản ngôn ngữ là lỗi nghiêm trọng. Nếu bạn phát hiện, báo khách ngay bằng văn bản, đừng tự sửa cho "khớp" theo ý mình.
Người dịch làm gì và không làm gì trong chuyện bản nào ưu tiên
Làm: dịch đúng điều khoản các bên đã chọn. Bạn dịch đúng những gì bản gốc nói về ngôn ngữ ưu tiên, kể cả khi bạn nghĩ lựa chọn đó bất lợi cho khách của mình.
Làm: nêu rủi ro ngôn ngữ một cách trung lập. Nếu khách là bên chỉ đọc tiếng Việt mà bản tiếng Anh được ưu tiên, bạn có thể lưu ý rằng mọi khác biệt sẽ được hiểu theo bản tiếng Anh, nên bản tiếng Việt cần được đối chiếu thật kỹ. Đó là thông tin về ngôn ngữ, không phải lời khuyên chọn bên.
Không làm: khuyên khách nên chọn bản nào. Câu hỏi đó gắn với luật áp dụng, nơi giải quyết tranh chấp, yêu cầu của cơ quan nhà nước khi hồ sơ phải nộp, và cân bằng thương lượng. Đó là việc của luật sư. Khách muốn tìm hiểu ban đầu có thể tham khảo trang AI Cố Vấn trước khi hỏi luật sư.
Không làm: tự "sửa" bản gốc cho rõ hơn. Bản gốc mơ hồ thì bản dịch giữ độ mơ hồ ở mức tương đương và ghi chú người dịch. Làm cho bản dịch rõ hơn bản gốc nghĩa là tạo ra khác biệt giữa hai bản, đúng thứ điều khoản ngôn ngữ phải xử lý.
Quy trình dựng bản song ngữ từ một hợp đồng tiếng Anh
Quy trình dưới đây giả định bạn nhận bản tiếng Anh đã gần chốt và được giao làm bản song ngữ hai cột. Phần dịch máy và biên tập theo các bước chung đã nêu ở bài quy trình dịch hợp đồng trong cùng danh mục.
- Tách bản gốc thành các đơn vị theo điều, khoản, điểm; mỗi đơn vị là một hàng trong bảng hai cột.
- Chốt bảng thuật ngữ, đặc biệt các từ đã định nghĩa, tên các bên và tên các phụ lục.
- Dịch nháp từng hàng, có thể dùng công cụ dịch máy sau khi đã che dữ liệu của khách.
- Biên tập từng hàng bằng cách đọc ngang, sửa nghĩa trước, sửa văn sau.
- Kiểm riêng điều khoản ngôn ngữ, điều khoản luật áp dụng và điều khoản giải quyết tranh chấp, vì đây là ba chỗ ảnh hưởng đến cách đọc mọi điều khác.
- Kiểm số liệu, ngày tháng và tham chiếu chéo giữa hai cột.
- Xuất bản xem trước, đọc riêng cột tiếng Việt một mạch như người ký chỉ biết tiếng Việt, đánh dấu câu nào đọc không hiểu.
Bước bảy hay bị bỏ qua vì người dịch đã đọc ngang quá nhiều lần. Nhưng người ký phía Việt Nam nhiều khi chỉ đọc cột phải. Nếu cột phải không tự đứng được thành một văn bản mạch lạc, hợp đồng song ngữ đã không làm tròn việc của nó.
Giữ hai bản khớp nhau qua nhiều vòng sửa
Phần lớn sai lệch giữa hai bản không xuất hiện ở lần dịch đầu, mà ở vòng sửa thứ ba, thứ tư. Luật sư hai bên trao đổi bản tiếng Anh có đánh dấu sửa đổi, ai đó cập nhật cột tiếng Anh, còn cột tiếng Việt được sửa vội hoặc quên sửa. Đến lúc ký, hai cột đã lệch nhau ở vài câu mà không ai nhận ra.
Cách phòng là gắn mỗi vòng sửa với một lượt dịch có kiểm soát. Mỗi lần nhận bản tiếng Anh mới, so với bản trước bằng chức năng so sánh văn bản, lập danh sách các câu thay đổi, dịch lại đúng những câu đó, rồi ghi lại số phiên bản ở cả hai cột. Không chấp nhận sửa cột tiếng Việt trực tiếp mà không có thay đổi tương ứng ở cột tiếng Anh, trừ khi đó là sửa lỗi dịch.
AI giúp được ở bước so sánh: bạn có thể nhờ công cụ liệt kê các câu khác nhau giữa hai phiên bản tiếng Anh và tóm tắt bản chất thay đổi, rồi tự kiểm lại. Với dữ liệu thật của khách, chỉ làm việc này trên công cụ khách cho phép hoặc trên bản đã che. Cuối mỗi vòng, đọc ngang lại toàn bộ những hàng có thay đổi, không chỉ câu đã sửa, vì một câu đổi có thể làm câu bên cạnh mất nghĩa.
Hướng ngược lại: dựng bản tiếng Anh từ hợp đồng tiếng Việt
Không ít hợp đồng song ngữ bắt đầu từ bản tiếng Việt, ví dụ khi doanh nghiệp Việt Nam soạn hợp đồng thuê nhà xưởng, hợp đồng lao động cho người nước ngoài, hay hợp đồng cung cấp dịch vụ cho đối tác nước ngoài theo mẫu sẵn có của mình. Khi đó bản tiếng Anh do bạn dịch là bản người nước ngoài dựa vào để hiểu nghĩa vụ của họ, và nếu điều khoản ngôn ngữ ưu tiên bản tiếng Việt, họ càng cần bản tiếng Anh sát nghĩa.
Văn hợp đồng tiếng Việt có vài đặc điểm khiến chiều dịch này khó theo kiểu riêng. Câu thường bỏ chủ ngữ, ví dụ "Thanh toán trong vòng mười ngày kể từ ngày nhận hoá đơn" mà không nói bên nào thanh toán; bản tiếng Anh buộc phải có chủ ngữ, nên bạn phải xác định từ ngữ cảnh hoặc hỏi lại. Nhiều cụm như "theo quy định của pháp luật", "các bên thoả thuận" được dùng lặp, đôi khi mang nghĩa rất rộng; dịch máy thường làm cho chúng nghe chắc chắn hơn bản gốc.
Một điểm nữa là tên các cơ quan, loại giấy tờ, chức danh trong hợp đồng tiếng Việt. Hãy dùng cách dịch đã phổ biến trong tài liệu chính thức và giữ thống nhất, ví dụ "Enterprise Registration Certificate" cho giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, "legal representative" cho người đại diện theo pháp luật. Nếu hợp đồng sẽ được nộp kèm hồ sơ cho cơ quan nhà nước, kiểm yêu cầu về ngôn ngữ và hình thức theo quy định hiện hành, vì có những thủ tục yêu cầu bản tiếng Việt hoặc bản dịch được chứng thực; quy trình chứng thực bản dịch có bài riêng ở danh mục dịch công chứng của trang.
Lỗi hay gặp ở bản song ngữ khi giao khách
Trước khi giao bản song ngữ, đi qua danh sách lỗi dưới đây. Phần lớn là lỗi trình bày, nhưng chúng khiến người ký mất niềm tin vào cả bản dịch.
- Hai cột lệch hàng: điều 7 bên trái nằm ngang điều 6 bên phải.
- Điều khoản bị thiếu hẳn ở một cột vì sót khi dán.
- Tên các bên ở cột tiếng Việt bị dịch nghĩa thay vì chép đúng tên đăng ký.
- Phụ lục chỉ có một ngôn ngữ trong khi điều khoản ngôn ngữ nói toàn bộ tài liệu là song ngữ.
- Phần chữ ký và ngày ký chỉ có tiếng Anh.
- Định dạng số tiền khác nhau giữa hai cột, khiến cùng một con số trông như hai giá trị.
- Tiêu đề điều khoản dịch, nhưng đánh số điều bị đổi theo thói quen tiếng Việt.
Hãy coi bản song ngữ là một văn bản duy nhất, không phải hai văn bản đặt cạnh nhau. Mọi thay đổi ở một bên phải để lại dấu vết ở bên kia, và người dịch là người giữ dấu vết đó.
Câu hỏi thường gặp
Ai quyết định bản tiếng Anh hay tiếng Việt được ưu tiên trong hợp đồng song ngữ?
Các bên quyết định khi thương lượng, thường với ý kiến của luật sư. Người dịch chỉ dịch đúng điều khoản các bên đã chọn và có thể lưu ý rủi ro về ngôn ngữ, nhưng không khuyên chọn bản nào.
Nên trình bày hợp đồng song ngữ kiểu hai cột hay hai phần riêng?
Hai cột dễ đối chiếu nhất và phổ biến với hợp đồng thương mại có độ dài vừa phải. Hợp đồng rất dài hoặc có nhiều bảng có thể chọn xen kẽ từng đoạn hay hai phần riêng. Hỏi khách trước khi bắt đầu để không phải làm lại.
Phát hiện hai bản mâu thuẫn nhau sau khi đã ký thì người dịch làm gì?
Báo khách bằng văn bản, nêu rõ câu nào, khác nhau ở đâu, không tự sửa văn bản đã ký. Việc xử lý mâu thuẫn trong hợp đồng đã ký là chuyện của các bên và luật sư, có thể cần phụ lục sửa đổi.
Có nên dùng AI để kiểm hai cột có khớp nhau không?
Có thể dùng như một lượt hỗ trợ, ví dụ nhờ công cụ chỉ ra câu nào có vẻ thiếu ý so với câu đối diện, sau khi đã che dữ liệu. Nhưng kết quả chỉ để gợi ý; bạn vẫn phải tự đọc ngang từng hàng trước khi giao.
Phụ lục hợp đồng song ngữ có bắt buộc phải song ngữ không?
Tuỳ điều khoản ngôn ngữ và thoả thuận của các bên. Nếu điều khoản nói toàn bộ tài liệu là song ngữ mà phụ lục chỉ có một ngôn ngữ, đó là điểm không khớp nên báo khách để các bên quyết định.
Khi hợp đồng sửa nhiều vòng, làm sao để cột tiếng Việt không bị lệch?
Mỗi lần nhận bản tiếng Anh mới, so với bản trước để lập danh sách câu thay đổi, dịch lại đúng những câu đó, ghi số phiên bản ở cả hai cột, rồi đọc ngang lại toàn bộ các hàng có thay đổi.