Dịch phiếu lý lịch tư pháp sang tiếng Anh cần làm đúng ba việc: dịch đúng loại phiếu (số 1 hay số 2), dịch nguyên văn phần tình trạng án tích kể cả khi ghi "không có", và tính đủ thời gian cho các bước dịch, chứng thực, chứng nhận lãnh sự trước hạn mà nơi nhận đặt cho phiếu. Phiếu chỉ một hai trang nhưng thường bị yêu cầu làm lại vì hết hạn trong lúc chờ các bước giấy tờ.
Bài này viết cho biên dịch viên nhận dịch phiếu lý lịch tư pháp và cho người đang làm hồ sơ xin thị thực dài hạn, đi làm việc, du học hay định cư. Nội dung về thủ tục cấp phiếu chỉ nêu ở mức nguyên lý; câu hỏi về việc xoá án tích hay hậu quả pháp lý của một bản án là chuyện của luật sư, không phải người dịch.
Phiếu số 1 và phiếu số 2 khác nhau thế nào
Theo quy định về lý lịch tư pháp, có hai loại phiếu. Phiếu số 1 cấp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức theo yêu cầu; phần án tích nhìn chung chỉ ghi những án tích chưa được xoá. Phiếu số 2 cấp cho cơ quan tiến hành tố tụng và cho chính cá nhân khi họ yêu cầu để biết nội dung lý lịch tư pháp của mình; phiếu này ghi đầy đủ hơn, kể cả án tích đã được xoá.
Nhiều nước khi xét thị thực định cư hoặc lao động dài hạn yêu cầu loại phiếu ghi đầy đủ nhất, tức thường là phiếu số 2. Một số chương trình lại chấp nhận phiếu số 1. Người nộp phải đọc kỹ hướng dẫn của nơi nhận, vì làm sai loại phiếu đồng nghĩa với làm lại từ đầu cả khâu xin phiếu lẫn khâu dịch.
Với người dịch, điều cần nắm là tiêu đề và các mục trên hai loại phiếu khác nhau. Không dùng một bản khung dịch chung cho cả hai. Tiêu đề bản dịch phải phản ánh rõ đây là phiếu số mấy, vì chính con số đó là thứ người xét hồ sơ nhìn đầu tiên.
Phiếu được cấp bởi sở tư pháp hoặc trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia tuỳ trường hợp, và hiện có thể đề nghị cấp trực tuyến. Tên cơ quan cấp in trên phiếu được dịch thống nhất trong cả bộ hồ sơ.
Các mục trên phiếu và cách dịch
Bảng dưới gom những mục thường có. Tên mục có thể thay đổi nhẹ giữa các mẫu; hãy dịch theo đúng tên in trên phiếu bạn đang cầm.
| Mục trên phiếu | Cách dịch thường dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Phiếu lý lịch tư pháp số 1, số 2 | Judicial Record Certificate No. 1, No. 2 | Một số nơi quen gọi là criminal record certificate; có thể thêm trong ngoặc nếu nơi nhận dùng tên đó |
| Họ và tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh | Full name, sex, date of birth, place of birth | Họ tên theo hộ chiếu; nơi sinh giữ địa danh như trên phiếu |
| Nơi thường trú, nơi tạm trú | Permanent residence, temporary residence | Địa chỉ dịch nguyên văn, không cập nhật theo địa giới mới |
| Giấy tờ tuỳ thân: loại, số, ngày cấp | Identity document: type, number, date of issue | Dò từng chữ số |
| Tình trạng án tích | Criminal record status | Dịch nguyên văn cả câu, kể cả câu "không có án tích" |
| Thông tin về việc cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã | Information on prohibition from holding positions, establishing or managing enterprises and cooperatives | Chỉ có khi được yêu cầu ghi; nếu có thì dịch đủ |
Câu "không có án tích" nên được dịch rõ ràng, không thêm từ ngữ đánh giá. Người dịch không viết "người này có lý lịch trong sạch" hay bất kỳ cụm nào mang tính nhận xét, vì giấy gốc không nói như vậy.
Trình tự làm cho kịp hạn
Phiếu lý lịch tư pháp thường bị nơi nhận đặt yêu cầu về thời điểm cấp, ví dụ chỉ nhận phiếu cấp trong một số tháng gần nhất. Thời hạn này do từng nơi quy định, nên hãy đọc hướng dẫn của họ. Trình tự hợp lý:
- Đọc yêu cầu của nơi nhận: loại phiếu, thời hạn chấp nhận, có cần chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá không, cần bản dịch sang thứ tiếng nào.
- Đặt lịch với người dịch trước khi phiếu về, để phiếu vừa nhận là dịch được ngay.
- Xin phiếu theo đúng loại. Nếu xin trực tuyến, hỏi rõ nơi nhận có chấp nhận phiếu điện tử không, hay cần phiếu giấy để làm chứng nhận lãnh sự.
- Nhận phiếu, gửi người dịch bản sao rõ nét. Người dịch dịch và đưa đi chứng thực chữ ký người dịch.
- Nếu nơi nhận yêu cầu, làm chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền về lãnh sự, rồi hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước nhận. Trình tự chứng nhận cho phiếu gốc trước hay cho bản dịch trước tuỳ yêu cầu của nước nhận.
- Nộp hồ sơ, ghi lại ngày cấp phiếu để biết còn bao lâu nếu phải nộp bổ sung.
Sai lầm hay gặp là xin phiếu quá sớm rồi mới đi tìm người dịch, đến khi xong các bước thì phiếu đã gần hết thời hạn nơi nhận chấp nhận. Lập lịch ngược từ hạn nộp hồ sơ là cách chắc nhất.
Người dịch xử lý phần án tích thế nào cho đúng mực
Dịch nguyên văn, không giảm nhẹ, không tô đậm. Nếu phiếu ghi án tích, bản dịch nêu đủ tội danh, bản án, cơ quan xét xử, mức hình phạt, tình trạng chấp hành như trên phiếu. Người dịch không chọn từ nhẹ hơn để "giúp" khách, cũng không chọn từ nặng hơn.
Thuật ngữ hình sự không có tương đương trọn vẹn. Tên tội danh theo luật Việt Nam không phải lúc nào cũng khớp với tên tội ở nước khác. Cách làm nghề là dịch sát nghĩa tên tội theo luật Việt Nam, có thể thêm tên gốc trong ngoặc, thay vì chọn một tội danh nước ngoài "nghe giống".
Không tư vấn cho khách. Khách có thể hỏi án tích này có ảnh hưởng đến thị thực không, có xin xoá được không. Người dịch nên nói rõ đây không phải phạm vi của mình và gợi ý khách hỏi luật sư hoặc dịch vụ tư vấn pháp lý; trong hệ của trang có AI Cố Vấn cho các câu hỏi loại này.
Bảo mật tuyệt đối. Thông tin án tích là loại dữ liệu nhạy cảm bậc nhất. Không đưa vào bất kỳ công cụ AI nào, kể cả đã che tên, vì nội dung án tích kèm ngày tháng và nơi xét xử vẫn có thể nhận ra người. Phần này người dịch tự dịch, tự tra thuật ngữ.
AI hỗ trợ được gì với loại giấy này
Với phiếu không có án tích, phần lớn nội dung là mẫu in sẵn, giống nhau cho mọi người. Người dịch có thể chuẩn bị sẵn khung song ngữ cho phiếu số 1 và phiếu số 2 theo mẫu hiện hành, dùng AI để đề xuất cách diễn đạt cho câu ghi chú dài ở cuối phiếu, rồi tự hiệu đính. Câu lệnh mẫu: "Đây là câu ghi chú in sẵn trên một mẫu giấy hành chính Việt Nam, không chứa thông tin cá nhân. Hãy dịch sang tiếng Anh theo văn phong giấy tờ chính thức, giữ nguyên cấu trúc câu, chỉ ra từ nào bạn không chắc."
Với phiếu có án tích, AI chỉ nên dùng ở mức tra cứu khái niệm chung, ví dụ hỏi sự khác nhau giữa hai cách dịch một loại hình phạt, không kèm bất kỳ chi tiết nào của vụ việc. Câu trả lời cần đối chiếu với tài liệu pháp lý song ngữ đáng tin, vì chatbot có thể trả lời rất tự tin theo hệ thống pháp luật của nước khác.
Sau cùng, phải nhớ rằng phiếu lý lịch tư pháp thường đi qua tay nhiều người: người dịch, nơi chứng thực, cơ quan lãnh sự, đại sứ quán. Mỗi điểm dừng là một lần bản dịch được đọc kỹ; một từ dịch sai về án tích có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu giải trình, mất thêm nhiều tháng.
Người nộp nên soát gì trước khi gửi hồ sơ đi
Dù đã thuê người dịch, người nộp vẫn nên tự soát những điểm sau, nhất là khi hồ sơ được gửi ra nước ngoài và khó bổ sung:
- Loại phiếu trên bản dịch khớp với loại phiếu nơi nhận yêu cầu.
- Họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tuỳ thân trên bản dịch khớp với hộ chiếu dùng để nộp hồ sơ.
- Câu về tình trạng án tích được dịch đủ, không bị rút gọn thành một từ.
- Tên cơ quan cấp phiếu, ngày cấp, số phiếu có trên bản dịch và khớp với bản gốc.
- Bản dịch có lời cam đoan của người dịch, phần chứng thực, và các dấu chứng nhận lãnh sự nếu cần.
- Thời điểm cấp phiếu vẫn nằm trong khoảng nơi nhận chấp nhận vào ngày bạn nộp.
Giữ một bản chụp toàn bộ hồ sơ đã nộp, kể cả các trang chứng nhận, ở nơi lưu cá nhân có mật khẩu. Khi nơi nhận hỏi lại, bạn có ngay thông tin mà không phải xin phiếu mới.
Người nước ngoài từng sống ở Việt Nam cũng có thể cần phiếu
Không chỉ người Việt mới cần dịch phiếu lý lịch tư pháp. Người nước ngoài từng làm việc, học tập ở Việt Nam một thời gian thường được nước họ hoặc nước thứ ba yêu cầu giấy xác nhận lý lịch tại Việt Nam khi xin thị thực hay xin việc. Theo quy định, người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam có thể đề nghị cấp phiếu; họ thường cần bản dịch sang tiếng mẹ đẻ hoặc tiếng Anh.
Với người dịch, khó khăn nằm ở tên riêng. Tên người nước ngoài trên phiếu được ghi theo giấy tờ họ dùng khi xin phiếu, có khi chữ cái được viết lại theo cách đọc tiếng Việt hoặc thiếu tên đệm. Bản dịch giữ đúng như phiếu ghi, rồi nếu cần thì thêm chú thích của người dịch về cách viết trên hộ chiếu, để nơi nhận đối chiếu.
Phần giấy tờ tuỳ thân trên phiếu thường là hộ chiếu nước ngoài. Dò số hộ chiếu đặc biệt kỹ, vì người nước ngoài có thể đã đổi hộ chiếu trong thời gian ở Việt Nam, và số trên phiếu không trùng với hộ chiếu hiện tại. Đây là thông tin khách cần biết trước khi nộp, không phải lỗi để người dịch tự sửa.
Câu hỏi thường gặp
Xin visa định cư thì cần phiếu lý lịch tư pháp số 1 hay số 2?
Tuỳ yêu cầu của nước nhận. Nhiều chương trình định cư và lao động dài hạn yêu cầu loại phiếu ghi đầy đủ nhất, thường là phiếu số 2, nhưng không phải tất cả. Hãy đọc hướng dẫn chính thức của nơi nhận trước khi xin phiếu.
Câu không có án tích dịch sang tiếng Anh thế nào?
Dịch nguyên văn theo câu in trên phiếu, thường diễn đạt là không có án tích, no criminal record. Không thêm từ ngữ nhận xét như lý lịch trong sạch, vì giấy gốc không có nội dung đó.
Phiếu lý lịch tư pháp có thời hạn sử dụng không?
Quy định chung không đặt thời hạn cho phiếu, nhưng nơi nhận hồ sơ thường tự đặt yêu cầu về thời điểm cấp, ví dụ chỉ nhận phiếu cấp trong một số tháng gần nhất. Hãy tính thời gian dịch và chứng nhận lãnh sự vào khoảng đó.
Phiếu điện tử có dịch và chứng thực được không?
Điều này phụ thuộc vào yêu cầu của nơi nhận và quy định chứng thực hiện hành. Nếu cần chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hoá, nhiều trường hợp vẫn cần phiếu giấy. Hãy hỏi nơi nhận và nơi chứng thực trước khi chọn hình thức xin phiếu.
Người dịch có được giảm nhẹ cách dịch tội danh để giúp khách không?
Không. Bản dịch phải phản ánh đúng nội dung phiếu. Người dịch dịch sát nghĩa tên tội danh theo luật Việt Nam, có thể giữ tên gốc trong ngoặc. Câu hỏi về ảnh hưởng của án tích nên hỏi luật sư, không phải người dịch.
Có nên dùng chatbot để dịch phiếu lý lịch tư pháp có án tích không?
Không nên đưa nội dung án tích vào bất kỳ công cụ AI nào vì đây là dữ liệu rất nhạy cảm và vẫn có thể nhận ra người dù đã che tên. AI chỉ nên dùng để tra khái niệm chung, sau đó người dịch tự dịch và tự kiểm.