Dịch điều lệ công ty và hồ sơ doanh nghiệp cho người nước ngoài đọc đòi hỏi một bảng thuật ngữ thống nhất cho cả bộ hồ sơ trước khi dịch tài liệu đầu tiên, vì cùng các khái niệm như vốn điều lệ, hội đồng thành viên, người đại diện theo pháp luật sẽ lặp lại trong mọi giấy tờ. Bộ hồ sơ mà mỗi tài liệu dịch một kiểu sẽ khiến đối tác nghi ngờ chính doanh nghiệp, không chỉ bản dịch.
Bài này dành cho người dịch nhận bộ hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp Việt Nam để gửi đối tác, ngân hàng, hay nhà đầu tư nước ngoài: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, nghị quyết, biên bản họp. Nội dung nói về cách dịch, không đánh giá hồ sơ có hợp lệ hay đủ điều kiện cho giao dịch nào.
Thuật ngữ cơ cấu doanh nghiệp hay gặp
Bảng dưới gom cách dịch phổ biến trong các bản dịch tham khảo của luật doanh nghiệp và hồ sơ doanh nghiệp. Không có chuẩn bắt buộc duy nhất; hãy kiểm xem khách đã từng dùng cách nào trong hồ sơ cũ và giữ theo đó.
| Tiếng Việt | Cách dịch thường gặp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên / hai thành viên trở lên | Single-member / Multi-member limited liability company | Viết tắt LLC chỉ dùng sau khi đã nêu đầy đủ |
| Công ty cổ phần | Joint stock company | Tránh dịch thành corporation nếu không có lý do |
| Vốn điều lệ | Charter capital | Không dịch là registered capital nếu khách đã dùng charter capital ở chỗ khác |
| Người đại diện theo pháp luật | Legal representative | Có thể cần ghi chú để người đọc không nhầm với luật sư đại diện |
| Hội đồng thành viên | Members' Council | Khác với Board of Directors của công ty cổ phần |
| Hội đồng quản trị / Đại hội đồng cổ đông | Board of Directors / General Meeting of Shareholders | Giữ đúng cơ quan nào ra quyết định gì như bản gốc |
| Ban kiểm soát / Kiểm soát viên | Board of Supervisors / Supervisor | Một số bản dùng Supervisory Board; chọn một |
| Giám đốc / Tổng giám đốc | Director / General Director | Không tự đổi thành CEO trừ khi chính văn bản dùng |
Những từ trong bảng sẽ xuất hiện hàng chục lần trong một bộ hồ sơ. Chốt chúng trước, đưa vào mọi câu lệnh gửi công cụ dịch máy, và dùng làm danh sách kiểm khi soát. Chỉ riêng việc này đã loại bỏ phần lớn sự lộn xộn của bộ hồ sơ dịch rời rạc.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: dịch như một biểu mẫu
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản có bố cục cố định: tên doanh nghiệp bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và tên viết tắt, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, thông tin người đại diện theo pháp luật, cơ quan cấp. Cách dịch tốt là giữ đúng bố cục đó, từng ô một, để người đọc đặt bản dịch cạnh bản gốc và nhìn ra ngay mục tương ứng.
Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài đã ghi trên giấy thì chép đúng nguyên văn, không dịch lại theo ý mình dù bạn thấy cách khác hay hơn. Mã số doanh nghiệp, ngày cấp, số lần thay đổi đăng ký giữ nguyên. Địa chỉ trụ sở dịch phần loại đơn vị hành chính và giữ tên riêng; nếu giấy được cấp trước tháng 7 năm 2025 mà địa chỉ ghi theo đơn vị hành chính cũ, dịch đúng như trên giấy, thông tin cập nhật nếu cần thì đặt trong ghi chú người dịch.
Dấu và chữ ký trên bản gốc không "dịch" được, nhưng phải được mô tả, ví dụ "[Con dấu của cơ quan đăng ký kinh doanh]" và "[Chữ ký]". Đây là quy ước phổ biến để bản dịch thể hiện đầy đủ những gì có trên bản gốc. Khi bản dịch cần được chứng thực để nộp, quy trình đó có bài riêng ở danh mục dịch công chứng của trang.
Điều lệ công ty: những chỗ cần đọc chậm
Điều khoản về vốn và phần vốn góp, cổ phần. Đây là chỗ đối tác nước ngoài đọc kỹ nhất. Mỗi con số, mỗi loại cổ phần, mỗi tỷ lệ phải khớp tuyệt đối với bản gốc. Dịch máy hay làm lệch dấu phân cách thập phân và hàng nghìn; kiểm từng số.
Thẩm quyền của từng cơ quan. Điều lệ phân chia việc gì do hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị hay giám đốc quyết định. Một chữ "hoặc" dịch thành "và" có thể làm thay đổi ai có quyền gì. Đọc ngang từng câu về thẩm quyền.
Tỷ lệ biểu quyết và điều kiện thông qua. Các cụm như "số phiếu đại diện từ ... trở lên", "trên ... tổng số" cần dịch chính xác "at least" hay "more than". Sai một chữ là sai ngưỡng thông qua.
Điều khoản về chuyển nhượng và quyền ưu tiên. Đây là nơi nhiều khái niệm của luật Việt Nam không trùng khít với khái niệm quen thuộc của người đọc nước ngoài. Dịch sát bản gốc, không dùng thuật ngữ nước ngoài nghe quen nhưng mang cơ chế khác.
Quy trình dịch cả bộ hồ sơ cho nhất quán
Khi nhận một bộ gồm năm, bảy loại giấy tờ, đừng dịch theo thứ tự khách gửi. Thứ tự dưới đây giúp bạn chốt thuật ngữ từ văn bản gốc nhất trước.
- Dịch giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước, vì nó chứa tên chính thức, mã số, vốn điều lệ, người đại diện — những thông tin mọi giấy tờ khác sẽ nhắc lại.
- Dịch điều lệ, chốt toàn bộ tên cơ quan, chức danh, loại vốn, loại cổ phần vào bảng thuật ngữ.
- Dịch danh sách thành viên hoặc cổ đông, đối chiếu tên và số vốn với điều lệ và giấy chứng nhận.
- Dịch nghị quyết, quyết định, biên bản họp, dùng đúng bảng thuật ngữ đã chốt.
- Soát chéo cả bộ: tên doanh nghiệp, tên người, chức danh, số vốn, ngày tháng phải khớp giữa mọi tài liệu.
- Lập một trang thuật ngữ đính kèm bộ hồ sơ nếu khách đồng ý, giúp đối tác đọc nhanh.
Bước năm thường phát hiện ra chính lỗi của bản gốc, ví dụ biên bản họp ghi chức danh khác với điều lệ. Đừng sửa; báo khách để họ kiểm tra. Người dịch phản ánh văn bản, không chỉnh hồ sơ cho đẹp.
Nghị quyết và biên bản họp: giữ đúng giọng văn bản hành chính
Nghị quyết và biên bản họp của doanh nghiệp Việt Nam có cấu trúc khá ổn định: thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận, kết quả biểu quyết, các quyết định được thông qua, chữ ký. Bản tiếng Anh nên giữ đúng cấu trúc đó, dùng giọng trang trọng, câu khẳng định rõ ràng như "The Members' Council resolves to..." hoặc "It is resolved that...", chọn một mẫu và dùng lại.
Phần kết quả biểu quyết cần đặc biệt cẩn thận: số người dự, số phiếu tán thành, không tán thành, không có ý kiến, tỷ lệ phần trăm trên tổng số. Mỗi con số đều phải khớp bản gốc, và các cụm như "trên tổng số phiếu biểu quyết của các thành viên dự họp" phải dịch đúng mẫu số. Lệch mẫu số là đổi tỷ lệ.
Biên bản họp đôi khi ghi lời phát biểu theo lối nói, có câu không trọn ý. Không nên viết lại cho mượt; dịch sát, giữ dấu hiệu lời nói như bản gốc. Nếu một câu thật sự khó hiểu, ghi chú người dịch rằng câu gốc có thể hiểu theo nhiều cách, thay vì chọn một cách hiểu.
Hỏi rõ người đọc trước khi dịch: ngân hàng, đối tác hay cơ quan nước ngoài
Cùng một bộ hồ sơ doanh nghiệp, yêu cầu về bản dịch có thể khác nhau tuỳ người nhận. Đối tác thương mại thường chỉ cần hiểu doanh nghiệp là ai, ai có quyền ký, vốn bao nhiêu; họ chấp nhận bản dịch tham khảo do người dịch tự do làm. Ngân hàng nước ngoài hoặc bộ phận kiểm tra khách hàng của họ có thể yêu cầu bản dịch có xác nhận của người dịch, kèm cam đoan dịch đúng và đủ. Cơ quan nhà nước nước ngoài có thể yêu cầu bản dịch được chứng thực, hợp pháp hoá lãnh sự hoặc theo thủ tục riêng của nước đó.
Vì vậy câu hỏi đầu tiên khi nhận việc là: bản dịch gửi cho ai, dùng vào việc gì, họ có yêu cầu hình thức nào không. Câu trả lời quyết định bạn có cần dịch cả phần dấu, chữ ký, ghi chú bên lề hay không, có cần trang cam đoan của người dịch hay không, và định dạng tệp giao nộp. Khách thường không tự nói ra; họ chỉ nhớ khi bị trả hồ sơ.
Nếu khách chưa rõ, gợi ý họ hỏi lại bên nhận hồ sơ trước khi bạn bắt đầu, thay vì dịch xong rồi làm lại. Phần thủ tục chứng thực bản dịch và hợp pháp hoá lãnh sự có bài riêng ở danh mục dịch công chứng của trang; ở đây bạn chỉ cần biết để hỏi đúng câu ngay từ đầu.
Dùng AI với hồ sơ doanh nghiệp: che gì trước khi dán
Hồ sơ doanh nghiệp chứa nhiều thông tin cá nhân và thông tin kinh doanh chưa công bố. Trước khi đưa bất cứ đoạn nào vào công cụ dịch trực tuyến, hãy che theo danh sách sau.
- Họ tên, số giấy tờ tuỳ thân, ngày sinh, địa chỉ thường trú của người đại diện, thành viên, cổ đông.
- Số vốn góp của từng người, tỷ lệ sở hữu cụ thể, giá chuyển nhượng.
- Nội dung nghị quyết về giao dịch chưa công bố: tên đối tác, giá trị, điều kiện.
- Số tài khoản ngân hàng, thông tin tài sản bảo đảm.
- Bất kỳ thông tin nào khách đã đánh dấu là mật.
Phần khung điều lệ, các điều khoản về thẩm quyền, thủ tục họp thường không chứa thông tin nhận diện và có thể dịch nháp bằng máy sau khi bỏ tên doanh nghiệp. Phần danh sách thành viên, cổ đông và nghị quyết về giao dịch nên dịch tay hoặc chỉ dùng công cụ mà khách đã đồng ý bằng văn bản. Chi tiết cách che và cam kết với khách có ở bài bảo mật cùng danh mục.
Câu hỏi thường gặp
Vốn điều lệ dịch là charter capital hay registered capital?
Charter capital là cách dịch phổ biến trong các bản dịch tham khảo luật doanh nghiệp Việt Nam. Một số tài liệu dùng registered capital. Điều quan trọng là thống nhất trong cả bộ hồ sơ và theo cách khách đã dùng trước đó nếu có.
Tên tiếng Anh của doanh nghiệp đã ghi trên giấy chứng nhận có được dịch lại không?
Không. Tên bằng tiếng nước ngoài đã đăng ký là tên chính thức, phải chép đúng nguyên văn, kể cả khi bạn thấy có cách diễn đạt hay hơn. Thay đổi tên là thủ tục của doanh nghiệp, không phải việc của người dịch.
Giám đốc có nên dịch thành CEO cho đối tác dễ hiểu không?
Không nên tự đổi. Bản dịch phản ánh chức danh trên văn bản gốc, thường dịch là Director hoặc General Director. Nếu doanh nghiệp muốn dùng CEO trong giao dịch, đó là quyết định của họ và nên thể hiện ở tài liệu do họ soạn.
Thấy biên bản họp ghi chức danh khác với điều lệ thì làm gì?
Dịch đúng như bản gốc và báo khách về điểm không khớp. Người dịch không sửa hồ sơ cho thống nhất, vì sự khác biệt đó có thể có lý do hoặc là lỗi mà doanh nghiệp cần tự xử lý.
Có thể dùng chatbot dịch cả điều lệ công ty không?
Phần khung điều khoản không chứa thông tin nhận diện có thể dịch nháp bằng máy sau khi bỏ tên doanh nghiệp. Phần có tên người, số vốn, tỷ lệ sở hữu nên che hoặc dịch tay. Mọi bản nháp đều phải được biên tập và soát chéo với bảng thuật ngữ.
Con dấu và chữ ký trên hồ sơ thể hiện thế nào trong bản dịch?
Mô tả bằng chú thích trong ngoặc vuông, ví dụ con dấu của cơ quan cấp và chữ ký, đặt đúng vị trí như trên bản gốc. Cách này cho người đọc biết bản gốc có dấu và chữ ký ở đâu mà không giả lập chúng.