Dịch bằng tốt nghiệp và bảng điểm sang tiếng Anh đúng cách là dùng tên tiếng Anh chính thức của trường và ngành, giữ nguyên thang điểm như trên bản gốc, dịch đủ từng dòng kể cả số hiệu bằng, và để việc quy đổi điểm cho nơi tiếp nhận. Phần lớn lỗi bị trả hồ sơ không nằm ở câu chữ khó mà ở chỗ người dịch tự "sáng tác" tên ngành hoặc tự quy đổi điểm.
Bài này viết cho biên dịch viên nhận dịch hồ sơ học tập và cho sinh viên, người đi làm đang chuẩn bị hồ sơ du học, xin việc ở công ty nước ngoài hay đánh giá bằng cấp. Trước khi thuê dịch, hãy hỏi trường xem họ có cấp bảng điểm hoặc bằng song ngữ không; nhiều trường đã làm việc này, và bản do trường cấp thường được nơi nhận tin hơn bản dịch.
Hỏi trường và nơi nhận trước khi dịch một chữ nào
Bước đầu tiên không phải mở từ điển mà là hai cuộc hỏi. Hỏi trường cũ: trường có cấp bảng điểm tiếng Anh, giấy xác nhận tốt nghiệp tiếng Anh hay phụ lục văn bằng song ngữ không, mất bao lâu. Hỏi nơi nhận hồ sơ: họ chấp nhận bản do trường cấp, bản dịch có chứng thực, hay đòi cả hai; có yêu cầu trường gửi thẳng trong phong bì niêm phong không; có cần chứng nhận lãnh sự không.
Nhiều chương trình du học và đơn vị đánh giá văn bằng yêu cầu trường gửi bảng điểm trực tiếp. Khi đó bản dịch của bạn chỉ là bản tham khảo đi kèm, và việc dịch có chứng thực có thể không cần thiết. Ngược lại, hồ sơ xin việc ở một số nước, hồ sơ xin thị thực hay công nhận văn bằng thường cần bản dịch có chứng thực đóng kèm bản sao.
Với người dịch, hai câu trả lời này quyết định cách làm. Nếu trường đã có tên tiếng Anh chính thức cho ngành và học phần, bạn phải dùng đúng tên đó. Nếu nơi nhận đã có danh mục tên trường Việt Nam trong hệ thống của họ, tên trường trên bản dịch nên khớp với danh mục đó để hồ sơ không bị xem là của một trường khác.
Những dòng trên bằng tốt nghiệp và cách dịch an toàn
Bảng dưới gom những dòng hay gặp trên bằng đại học Việt Nam. Cách dịch nêu ở cột giữa là cách phổ biến; nếu trường đã có bản tiếng Anh chính thức, luôn ưu tiên bản của trường.
| Dòng trên bằng | Cách dịch thường dùng | Điều cần kiểm |
|---|---|---|
| Tên trường | Tên tiếng Anh chính thức của trường | Xem trên con dấu song ngữ, trang giới thiệu của trường, hoặc hỏi phòng đào tạo; không tự dịch từng chữ |
| Bằng cử nhân, bằng kỹ sư | Bachelor's degree, engineer's degree theo tên văn bằng trường dùng | Một số ngành kỹ thuật cấp bằng kỹ sư; đừng đổi hết thành bachelor cho gọn |
| Ngành đào tạo | Tên ngành tiếng Anh trường công bố | Ngành và chuyên ngành là hai dòng khác nhau, dịch riêng |
| Hạng tốt nghiệp (xuất sắc, giỏi, khá, trung bình) | Dịch theo thuật ngữ trường dùng, thường là excellent, very good, good, average | Không đổi sang hệ honours của nước khác; ghi đúng hạng trên bằng |
| Hình thức đào tạo (chính quy, vừa làm vừa học, từ xa) | Full-time, part-time hoặc in-service, distance learning | Phải giữ nguyên, không bỏ dòng này dù khách muốn |
| Số hiệu bằng, số vào sổ cấp bằng | Serial number, registration number | Dò từng chữ số với bản gốc |
Khi không chắc một thuật ngữ, cách làm nghề là giữ thuật ngữ gốc tiếng Việt không dấu trong ngoặc đơn sau phần dịch, ví dụ ghi tên hình thức đào tạo kèm nguyên gốc. Người đánh giá hồ sơ nước ngoài thường quen với cách ghi này hơn là một từ được dịch "cho hay" mà họ không đối chiếu được.
Bảng điểm: thang điểm, tín chỉ và tên học phần
Giữ nguyên thang điểm của bản gốc. Bảng điểm Việt Nam có thể ghi điểm thang 10, thang 4, điểm chữ, hoặc cả ba. Bản dịch chép đúng những gì có trên bản gốc. Việc quy đổi sang thang của nước khác là việc của nơi nhận hoặc đơn vị đánh giá văn bằng; người dịch tự quy đổi là thêm thông tin không có trong giấy tờ.
Dịch cả phần chú giải thang điểm. Nhiều bảng điểm có dòng giải thích thang điểm ở cuối trang. Người đọc nước ngoài cần dòng này hơn ai hết, vì nó cho họ biết 8,0 là mức nào. Bỏ dòng này là bỏ thông tin có lợi cho chính người nộp.
Tín chỉ và đơn vị học trình. Bằng cũ có thể dùng đơn vị học trình thay cho tín chỉ. Dịch đúng tên đơn vị trên bản gốc, không đổi học trình thành tín chỉ. Kiểm tổng số tín chỉ trên bản dịch bằng cách cộng lại, vì lỗi gõ ở một dòng là lỗi người đọc dễ thấy nhất.
Tên học phần thống nhất từ đầu đến cuối. Một học phần lặp lại ở hai học kỳ, như phần một và phần hai, phải có cùng tên gốc. Lập một bảng thuật ngữ nhỏ cho hồ sơ đó trước khi dịch, rồi dùng nhất quán.
Điểm trung bình và xếp loại. Điểm trung bình chung tích luỹ ghi đúng số thập phân như bản gốc. Dấu phẩy thập phân của tiếng Việt chuyển sang dấu chấm khi dịch tiếng Anh; đây là chỗ máy hay làm sai theo chiều ngược lại.
Dùng AI để dựng bảng song ngữ cho bảng điểm dài
Bảng điểm bốn năm có thể có trên năm mươi học phần. Đây là việc AI hỗ trợ tốt nếu bạn làm đúng trình tự và không đưa dữ liệu cá nhân vào.
- Gõ hoặc nhận dạng danh sách tên học phần ra một tệp riêng, chỉ gồm tên học phần, không có họ tên, mã sinh viên, ngày sinh hay điểm.
- Nếu trường có danh mục học phần tiếng Anh chính thức, dùng danh mục đó trước; AI chỉ xử lý những học phần trường chưa có tên tiếng Anh.
- Câu lệnh mẫu: "Dưới đây là danh sách tên học phần đại học ngành kế toán bằng tiếng Việt. Hãy đề xuất tên tiếng Anh theo cách gọi thông dụng trong giáo dục đại học, giữ đúng thứ tự, đánh dấu những tên bạn không chắc chắn, không thêm học phần nào."
- Đọc lại từng dòng. Chú ý các học phần đặc thù Việt Nam như giáo dục quốc phòng, các học phần lý luận chính trị bắt buộc; dịch đúng tên gọi, không lược bỏ.
- Ghép tên tiếng Anh đã duyệt vào bảng điểm, rồi tự điền điểm, tín chỉ từ bản gốc. Không để công cụ chép điểm hộ.
- Cộng lại tổng tín chỉ, đối chiếu điểm trung bình, đối chiếu số dòng giữa bản gốc và bản dịch.
Trình tự này tách hẳn phần ngôn ngữ, nơi AI có ích, khỏi phần số liệu cá nhân, nơi chỉ người dịch được đụng vào. Đó cũng là cách giữ cam kết bảo mật với khách mà vẫn tiết kiệm thời gian.
Những lỗi khiến hồ sơ học tập bị trả lại
Từ những trường hợp hay gặp trong nghề, dưới đây là các lỗi mà người dịch và người nộp nên soát kỹ nhất:
- Họ tên trên bản dịch không khớp hộ chiếu: thiếu tên đệm, đảo thứ tự họ tên, sai một chữ cái khi bỏ dấu.
- Ngày sinh viết theo thứ tự tháng trước ngày sau ở chỗ này, ngày trước tháng sau ở chỗ khác. Chọn một cách và ghi tên tháng bằng chữ để tránh nhầm.
- Tên trường dịch từng chữ thay vì dùng tên chính thức, khiến nơi nhận không tìm thấy trường trong danh mục.
- Hạng tốt nghiệp bị "nâng" vì khách xin, hoặc bị dịch theo hệ xếp loại của nước khác.
- Thiếu dòng ghi chú cuối bảng điểm, thiếu phần chữ ký và con dấu của người có thẩm quyền ký bảng điểm.
- Bản dịch bằng và bản dịch bảng điểm ghi tên ngành khác nhau vì dịch ở hai thời điểm, hai người khác nhau.
- Ghép nhầm bản sao: bản dịch bảng điểm lại đóng kèm bản sao của một trang khác.
Lỗi tên ngành lệch giữa bằng và bảng điểm là lỗi rất dễ tránh nếu cả hai được dịch cùng lúc, cùng một bảng thuật ngữ. Người dịch nên đề nghị khách dịch trọn bộ thay vì mỗi lần một giấy.
Giấy tờ học tập đặc biệt: bằng cũ, bằng tạm thời, trường đã đổi tên
Bằng cấp trước năm 2000 thường có mẫu khác hẳn mẫu hiện nay, có khi viết tay một phần, dùng tên trường đã thay đổi. Nguyên tắc là dịch đúng tên ghi trên giấy tại thời điểm cấp, không thay bằng tên hiện tại của trường. Nếu cần giúp nơi nhận hiểu trường đó nay là trường nào, người nộp có thể xin trường cấp một giấy xác nhận về việc đổi tên, và giấy này được dịch riêng.
Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời là loại giấy hay bị coi nhẹ. Nó có giá trị cho đến khi có bằng chính thức, và nơi nhận thường muốn biết thời hạn ghi trên đó. Dịch đủ cả dòng thời hạn và dòng ghi chú về việc cấp bằng sau.
Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông và học bạ cũng hay được yêu cầu trong hồ sơ du học bậc đại học. Học bạ có phần nhận xét của giáo viên chủ nhiệm viết bằng câu dài; phần này cần dịch trung thành với câu gốc, giữ đúng sắc thái, không biến lời nhận xét thành lời khen hay lời chê nặng hơn bản gốc. Đây là chỗ AI hay "làm mượt" câu văn mà người dịch phải sửa lại.
Đóng tập hồ sơ học tập: mỗi giấy một bản dịch, cùng một bảng thuật ngữ
Một bộ hồ sơ học tập thường gồm bằng tốt nghiệp, bảng điểm, có khi thêm giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, phụ lục văn bằng và chứng chỉ ngoại ngữ. Cách làm gọn nhất là mỗi giấy có một bản dịch riêng, đóng kèm bản sao của chính giấy đó, có lời cam đoan và chứng thực riêng. Gộp tất cả vào một tập dày tưởng tiện nhưng khi nơi nhận chỉ cần một giấy, người nộp lại phải tách ra và tập đã chứng thực thì không tách được.
Người dịch nên giao kèm cho khách một trang liệt kê các bản đã làm: tên giấy tờ, số trang, số bản, ngày chứng thực. Trang này không nộp đi đâu cả, nhưng giúp khách biết mình đang cầm gì khi phải nộp nhiều nơi trong nhiều tháng.
Về bảo mật, bảng điểm và bằng cấp chứa đủ thông tin để người khác giả danh khi đăng ký học hay xin việc. Người dịch nhận ảnh chụp qua tin nhắn nên chuyển về nơi lưu của mình rồi xoá khỏi ứng dụng nhắn tin, và xoá luôn bản lưu sau thời hạn đã thoả thuận với khách.
Câu hỏi thường gặp
Trường đã cấp bảng điểm tiếng Anh thì có cần dịch nữa không?
Thường là không, nếu nơi nhận chấp nhận bản do trường cấp. Một số nơi vẫn yêu cầu thêm bản dịch có chứng thực của bản tiếng Việt, hoặc yêu cầu trường gửi trực tiếp. Hãy hỏi nơi nhận để không làm thừa hay thiếu.
Có nên quy đổi điểm thang 10 sang thang 4 trong bản dịch không?
Không nên, nếu bản gốc không có. Bản dịch chỉ phản ánh nội dung giấy tờ. Việc quy đổi điểm do nơi nhận hoặc đơn vị đánh giá văn bằng thực hiện theo cách của họ. Người nộp có thể ghi thêm giải thích trong thư hoặc mẫu đơn, không ghi vào bản dịch.
Tên ngành trên bằng dịch sang tiếng Anh thế nào cho đúng?
Ưu tiên tên tiếng Anh chính thức mà trường công bố cho ngành đó. Nếu trường chưa có, người dịch chọn cách gọi thông dụng trong giáo dục đại học và có thể giữ tên gốc tiếng Việt trong ngoặc để nơi nhận đối chiếu.
Hạng khá trên bằng có được dịch thành good không?
Phần lớn người dịch dùng good cho hạng khá và very good cho hạng giỏi, nhưng nếu trường có bản tiếng Anh chính thức với thuật ngữ khác thì theo trường. Không đổi sang hệ xếp hạng của nước khác vì hai hệ không tương đương.
Có thể dùng chatbot để dịch toàn bộ bảng điểm không?
Có thể dùng để đề xuất tên tiếng Anh của học phần sau khi đã tách khỏi họ tên, mã sinh viên và điểm số. Điểm, tín chỉ và thông tin cá nhân nên do người dịch tự điền và tự dò, vì công cụ dễ chép nhầm số và không chịu trách nhiệm về bản dịch.
Bằng ghi tên trường cũ trước khi đổi tên thì dịch tên nào?
Dịch đúng tên ghi trên bằng tại thời điểm cấp. Nếu cần chứng minh trường cũ và trường hiện nay là một, người nộp xin trường giấy xác nhận việc đổi tên và dịch giấy đó kèm theo hồ sơ.